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專案進度不了解?專案卡住了嗎?團隊協作不順嗎?簡單說明如何運用Trello做專案管理的小技巧吧!

Trello是什麼? Trello是一個直覺化的團隊協同作業平台,可讓團隊在共同執行專案時靈活的瀏覽專案全貌、溝通互動、指派工作與追蹤進度,將作業歷程、文件、檔案與訊息等資訊整合,形成一個團隊共享的資訊看板,讓團隊的協作過程更為順暢。 如何申請Trello 進入 https://trello.com/ ,點選立即註冊,進入註冊頁面填寫資料,也可使用其他線上服務的帳號註冊,之後使用所註冊的電子郵件與密碼(或其他線上服務帳號)即可登入。 Trello基本操作觀念 可先瀏覽 https://trello.com/zh-Hant/guide ,即可了解Trello基本操作觀念。如果要靈活的使用Trello,最主要需先了解工作區、看板、列表、卡片等Trello運作元素的定義與基本操作。 工作區 工作區代表的是一個團隊的共同協作空間,工作區裡會有成員,指的是Trello的使用者,個人也可以是一個工作區,本身就是工作區的成員,付費版的Trello是以工作區中的成員數量來計費,因此要使用Trello,就必須先有一個Trello帳戶,再建立工作區,並把相關使用者加入工作區成員,工作區是用來管理Trello資料的上層架構,有工作區才能建立後續的看板、列表、卡片等資料。如果是人數眾多的組織,可以使用Enterprise方案,就可以用組織的層級再細分其他的工作區。 看板 看板是Trello資料呈現的集中處,用來組織列表與卡片等元素。看板可以視為一個專案或一個待完成的目標,或只是一個單純的資訊版,在看板中會包含列表,列表中會包含卡片,透過看板中的列表與卡片資料,可以一目了然目前成員們在這個看板上協同作業的情況。 列表 列表就是清單,清楚列出項目,而列表內的項目稱為卡片。列表的運用可以是工作流程的區分,例如專案處理進度,或是特定資料的分類,例如不同部門的任務、不同想法的紀錄等,透過列表,讓資訊有條理且井然有序的呈現。 卡片 Trello的主要管控元素,可作為工作、任務、資訊等之紀錄單位,卡片中有各種功能,例如成員指派、待辦清單、截止日期、附加檔案、評論等,可以彙整各種資訊,當卡片在各個列表間移動,可幫助使用者明瞭專案或目標的處理狀態。 如何用Trello進行專案管理 專案,就是集合一群人在有限的資源內完成一個目標,產出某種有形或無形的交付物,專案管理就是透過知識、工具與技術的應用,讓專案能夠如期如質如預算的達成目標。 因此我們可以透過Trello這樣的協作工具,協助專案團隊妥善定義要完成專案目標的人、事、時、地、物等資訊,也就是要完成目標需要做哪些事/要產出甚麼(What)、由誰來做(Who)、何時要完成(When)、要如何交付/在哪裡交付(How/Where)等,以下說明Trello運用於小型專案管理的使用情境。 建立工作空間 首先建立一個工作空間,並在工作空間中加入成員。 建立專案看板 定義一個專案,並在工作空間中為該專案建立一個看板,再將相關成員加入看板中。例如公司的品牌官網需要建置,就會形成一個專案。 建立列表 在該專案看板中,依據專案需求,建立相關列表,以專案管理來說,列表就可以用來呈現工作項目的處理狀態。 先建立一個專案資料列表(Project List),用來放置跟專案相關的資訊與共用資源,可讓專案成員檢視專案的緣起、假設與限制、必要資訊的揭露、共用的檔案資料等。 再依據專案處理流程建立列表,例如待辦列表(To Do List)、處理中列表(Doing List)、處理完成列表(Done List)。 建立卡片 在專案資料列表中,可以依據專案資訊揭露的需求,建立對應的專案相關資訊卡片,以記錄專案的緣起、說明、共用表單與檔案等。 依據專案管理的知識概念,以「交付標的」為導向建立工作分解結構(Work Breakdown Structure),定義出主要工作項目,而這些工作項目就可以用卡片來呈現,也就是說,工作卡片是用來管理與監控專案任務的最小管控元件,例如網站建置專案中,會有規劃、設計、開發、測試等各項工作,就對應到各個工作卡片。 在待辦列表中建立上述主要工作項目的卡片,如此就可以初步定義出這個專案的範疇(要做哪些事),也就是當專案最終完成時,需要完成的工作項目有哪些,或是產出物包含哪些。 在專案管理情境中的卡片操作 在每個工作卡片中,可以進行下列操作: 新增描述 建立該項工作的基本執行說明,讓被指派該項工作的成員了解如何處理工作項目。 新增成員 將該項工作指派給成員,呈現工作項目的權責。 新增日期 標示該項工作從何時開始,在何時完成。有設定日期的卡片,可以在即將到期的時候發送提醒信件給團隊成員。 新增標籤 標示該項工作的特殊狀況,例如重要程度、優先順序等,可新增多個標籤。 新增待辦清單 工作項目卡片中可以再建立待辦清單,呈現完成該項工作需要進行的細部作業/步驟/流程等活動,或是呈現該項工作完成後的交付品項,待辦清單可以建立多組,如果是使用Trello付費版,清單項目可以指派給成員,並且標示完成日期,讓該工作的進度能有更細部的管控。例如網站設計這項工作,可能會包含各種頁面與圖像的設計,就可以使用待辦清單來列出項目,呈現更為清楚明確的工作進度。 新增附件 可將電腦中或雲端硬碟中的檔案,連結或是其他卡片附加到該卡片,可當作該項工作處理時需用到的資源,該工作完成時需要產出的交付標的(檔案或資料),或是單純的資料關聯。Trello免費版本電腦中的附加檔案限制1MB以下,因此建議使用雲端硬碟來附加檔案。 新增評論 成員可對該卡片進行評論,可用在進度報告、狀況回報、提醒、討論等各種目的,也可在評論中提及成員、增加附件與增加其他卡片等,形成該項工作處理的資訊匯流處。 在列表中移動卡片 透過將工作卡片在列表中移動,視覺化的呈現工作項目的處理狀態,例如當自己的工作要開始處理時,將指派給自己的工作卡片從To Do列表移動到Doing列表,工作處理完成後,再將卡片移動到Done列表,讓相關權責人員掌握工作項目的進度,透過看板即可綜覽整個專案的狀態。 Trello的其他相關設定與應用 建立看板範本 在建立完上述的專案看板後,還未開始進行工作流程之前,可使用看板功能選單的複製看板功能,將該看板複製出來,重新命名為「專案樣板」,當中已包含必要的列表、卡片等,以作為日後進行類似專案所用。如果是使用付費版,就可以直接使用製作範本的功能來達成上述目的。 列表的複製與移動 看板中的列表,可開啟列表動作功能,進行複製與移動,複製列表會將該列表重新命名後複製到原看板中;移動列表可選擇將該列表移動到哪個看板、第幾個位置(由看板左方開始算起)。 卡片的複製與移動 列表中的卡片,可以開啟卡片動作功能,進行複製與移動,複製卡片可將該卡片重新命名,並選擇是否要保存原有的標籤與待辦清單,並選擇要複製到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起);移動卡片可選擇要將該卡片移動到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)。 追蹤功能 成員可以使用看板功能選單追縱看板、使用列表功能表中的”立即觀看”來追蹤列表,以及卡片功能表中的”追蹤”功能來追蹤卡片,一旦有人更新看板、列表或卡片內容,Trello版面上的通知欄會以紅色警示,並能以Email通知,以掌握專案的狀況。 關閉看板、封存列表或卡片 對於已經處理完成的專案,可以透過關閉看板,將該看板從目前的工作空間中移除(看不到該看板,但仍存在於Trello工作空間中),而該看板中已經不需要呈現的列表或卡片,可以透過封存列表、封存卡片,將不再使用的列表與卡片放置於該看板的已封存項目中。 日後若有看板需要重新啟用的情況,可以利用看板功能選單來查看已關閉的看板,再重新開啟看板,而已經封存的列表或卡片,也可以透過看板選單的已封存的項目,將已封存的列表與卡片發送回原看板中。 列表的彈性運用 通常專案中可能會有待決議或無法明確區分處理狀態的工作,因此其工作卡片可能無法從處理中狀態到處理完成狀態,因此可以再建立一個追蹤與變更(Tracking & Change)列表,將無法完全處理好且需要進一步討論的工作卡片放置其中,待處理完成後再移動到Done列表,表示工作項目確實完成。也就是說,列表的功能可以依據組織的需求來規劃,找出對團隊協作最佳的運用方式。 透過Power-up擴充看板的功能 Trello有一個很有趣的功能,就是Power-up(強化功能),是一些由Trello官方或第三方軟體商所開發的程式,可以和Trello整合,擴充Trello原本的功能,來達到特定的目的,例如可以和通訊平台Slack結合、可以和Google雲端目錄結合、可以和Github結合等。 以下介紹幾種我們團隊常用的強化功能: Google Drive 可以在卡片中附加整個Google雲端目錄,或是雲端目錄中的檔案,在卡片中呈現目錄的內容,並可以直接連結至該目錄(應該再也不會有團隊成員說找不到檔案了,都直接在卡片中呈現還給你連結了…) 自訂欄位 可以在卡片中新增核取方塊、日期、下拉式選單、數字、文字這五種類型的欄位,讓卡片能夠呈現更多的資訊。 行事曆 將卡片以常見的行事曆模式來呈現,可以幫助釐清工作項目之間的排程關係。 善用Trello工具可以幫助團隊專案協作更為順暢 以上的初步說明,是我們團隊在進行專案協作的實務經驗,透過Trello這樣的協作工具,可以幫助專案管理與團隊協作達到以下的效益: 使專案範疇更為明確:透過Trello看板視覺化的資訊呈現,可以清楚的列出要完成專案的各項工作任務,有助於明確定義專案的範疇。讓專案的資訊更加透明:團隊成員共用的Trello資訊看板,能夠將所有專案進行的資訊彙整在同一處,讓專案進行的所有資訊保持透明,當彼此所做的事情越透明,則團隊的協作就會更順暢。讓專案的處理狀態更為清晰:透過工作項目在Trello列表中的進度呈現,能夠讓權責人員了解整體專案進展與處理狀況,就可以因應專案的情況來進行適時的管制,確保專案的進度能持續推進。讓專案執行的歷程更容易留存:像Trello這樣的數位化的工具能夠及時保存團隊協作的資訊與資料等歷程,妥善的留存下,可以成為團隊的數位流程資產,成為日後運用在其他專案的範本。更容易管理組織內的任務:Trello平台集合了任務與工作管理、專案管理、知識管理、目標管理等各種管理方法皆能妥善運用的功能,有助於組織因應本身的任務需求來運用,透過團隊的創意與默契來呈現不同的運用情景,可以更容易的幫助組織管理內部的各項任務、工作與作業。 綜合以上,像Trello這樣的好工具,你的團隊能不用嗎!如有任何組織運用Trello的創新想法,都歡迎與我交流喔!

專案管理神器-Trello,可用來執行小型專案管理的超實用工具

用對工具,執行專案就能事半功倍 不知道大家有沒有過這種經驗?明明是一個團隊,需要一起執行一項專案,但是專案所需要的資源或是產出,只能用email寄來寄去,而每項工作的指派與進度,也是用一份word或excel紀錄(甚至不只一份檔案…),然後再持續更新,但是檔案中其實也看不出專案的進程,以及實際執行中的情況… 相信在中小企業工作過的大家應該都能體會專案協作有多麼困難…至少以路瑟所在的傳統產業來說,常常會碰到下列情況,例如一件案子,到底有多少作業需要執行(範疇不明),是指派給誰去執行(權責不分),然後執行的進度如何(沒有紀錄與回報機制),要產出甚麼成果(標的不明),而檔案與文件要如何共享(沒有資源共享概念)….通常大家的直覺都是用email把這些資訊寄過來寄過去,但後果通常是案子越做越亂,大家越做越火而已…而更進階的作法可能就是用google drive和google文件等,也能達到檔案資源共享,以及將專案的人、事、物等資訊文件化的作用,但其實還是不夠直觀,對於專案進度的掌控也無法達到較為全面的控管,然後好不容易拚完案子結案後就像船過水無痕XD(沒有知識管理觀念),下次再遇到類似專案,又從頭來過,甚麼步驟甚麼流程都忘了好像沒發生過…徒增人員的疲累與資源的浪費… 現在介紹給大家一個相當實用的專案協作工具,一個可以讓團隊發揮各種創意的協同作業平台,相信大家應該都有聽過這套工具,甚至也有接觸過了,但在介紹工具之前,先來了解一下什麼是專案,以及什麼是專案管理。 只要還在工作,就該知道的專案管理概念 專案與專案管理的定義 所謂專案,是由一群相關聯的任務所組成,為了產出獨一無二的成果而作的暫時性努力,有明確的起始時間,也會在資源有限的情況下進行,大部分專案都是為了產出永久性的成果,例如一種產品、服務或狀態。 而專案管理是利用各種知識、工具、技術等,讓專案能如期、如質、如預算的達到專案目標需求。 所以這樣看來…其實人生也是一個專案。 人生會面臨執行各種任務,達到各種需求目標,並且有明確的起始,而且都在資源有限的情況下進行,然後你過著怎樣的人生,你就會有對應的結果產出,這和專案的定義不是不謀而合嗎? 所以如何讓人生照著自己的目標前進,產生自己期望的成果,就需要透過各種程序與方法來進行,例如學習、體驗、冒險等活動,當然人生總不會照著自己的意思走,所以就會有風險的概念,就會需要有各種的fallback機制,這根本就可以視為是人生的專案管理了! 唉唉…扯遠了~ 那了解什麼是專案後,我們再來了解專案管理當中幾個重要的觀念。 專案管理流程群組 專案從開始到結束,會經歷起始、規劃、執行、監控、結案的階段,每個階段會有多個活動需執行,總稱為流程群組,簡單來說這五個流程群組包含: 起始階段要確認專案是不是有取得資源投入與支持的承諾,確認有誰需要參與其中;規劃階段要確認需求,要做哪些事(什麼該做什麼不該做),作業的先後順序,誰來做,要做到怎樣的程度,要花多少成本,大家要怎麼協同作業與溝通,可能會遇到什麼風險,要如何應對風險,以及需要採購何種資源等;執行階段是依據規劃來執行各項作業,並與利害關係人持續溝通協調以滿足需求目標;監控階段是專案執行中如何照著規畫來確保專案的結果不會偏離範疇,若有差距則須採取適當的應變行動;結案階段是進行專案相關人員之處理、文件歸檔、成果移轉、知識管理等作業。                                                …

寫作是一段自我覺察的旅程,但第一步要先從克服心魔開始

心魔,就是阻礙自己擴張與超越的那道障礙。寫作,是自己長久以來最想做的事,但也是最困難的事。 寫作,是在網路自媒體發達時代下一定要做的事情 自己從三年前就想要開始寫寫東西了。一方面是想紀錄自己的生活,分享自己的知識與學習心得,另外一方面是想親自驗證,人們都在說的建立自媒體,打造自我品牌等的事業,都建議從寫作開始,透過建立數位資產來擴散影響力,創造內容變現的機會,或是展現自己的專業,讓自己更容易被伯樂看見,使職涯道路更寬廣。這件大家都知道怎麼做,大家也都在做的事情,自己是否也能實踐? 有很多的實例可以證明,透過寫作,真的可以建立自己的媒體渠道,打造出個人的自媒體品牌,進而開創多元的收入管道並累積名聲,坊間許多的書籍、課程,都建議從寫作開始,在網路上累積人氣與聲量,直到成為某方面的意見領袖,就可以打造多元的收入管道;而很多線上知名的部落客、作家等,都可以驗證這樣的模式是可行的,也是最穩健的創業道路之一。 除了文字寫作,只要能夠透過數位工具來創作出內容,例如圖像、音訊、影片、課程等,都可以算是自媒體的範疇,所以現在才有這麼多的名詞,例如部落客、youtuber、網紅、斜槓等,現在社群媒體發達,Facebook、Instagram、Medium、Youtube 等平台都可以成為自媒體的渠道,現在這年代哪個人沒有社群媒體的帳號,有的人用來記錄每天生活大小事,有的人用來發表長篇大論闡述觀點,所以寫作這件事情,不愁沒有平台可以發表,反而是如何評估平台的取向、要產出甚麼內容、怎麼產出內容,才是最需要克服的問題。 就以自己來說,我就覺得寫作是一件非常困難的事情,就算自己有心想做,但始終無法克服內心的障礙,就甚麼都開始不了。我認為寫作對我來說,是一段自我覺察的旅程,但這個旅程要啟動,就須要先克服自己的心魔… 心魔之一,寫作要用哪個平台?要自己架設網站嗎? 相信現在每個人都有社群帳號,經營好多個社群平台,只要穩定的產出內容,不管是文字、影片、圖像等,透過社群平台的高流量,如果也懂一些曝光的技巧,通常都能達到蠻好的擴散效應,進而累積一群粉絲或追隨者。但社群平台也很像毒品,當你一直依賴著它,使用它所提供的各種好用功能,就算你在社群平台上累積了非常多的追隨者,哪天社群平台的經營模式改變、營運方針改變,難保你所累積的數位資產不會受到影響。 就以 Facebook 來說,當年 Facebook 對品牌經營者來說根本是個神器,透過好內容觸及廣大的粉絲,擴散效應之大,也讓品牌商享用了一段社群紅利發達的時期,但後來 Facebook 改變了演算法,畢竟Facebook還是一個須要養很多人的商業體,俗話說免費的最貴,當內容的觸及率大降之後,馬克·祖克柏的盤算就是要你們這些品牌主花錢買廣告了… 另外一個例子是 LINE@,現在稱為LINE官方帳號,也就是俗稱的 LINE@2.0 版,過去透過 LINE 的群發訊息功能,可以即時有效的將訊息內容發送給所有的粉絲,有非常好的擴散成效,但現在LINE的收費機制改變,以訊息發布則數來計費,等於你擁有越多粉絲,發送一次訊息的成本就暴增,因此也聽聞有一些品牌主開始跳槽到有近似功能的平台,例如 Telegram 之類的…但難保這 Telegram 未來是不是也有可能變成 Telegram 2.0 呢? 那免費的部落格平台是否就不會有這類社群平台的情況呢?答案也是否定的,從無名小站關站,到天空部落改變經營方針等,這些例子也都告訴我們,不是你的終究不是你的,數位資產一夕之間化為烏有的可能性也很大…雖然這些平台可能會提供資料備份打包的服務,但畢竟要復原這些資料還是很麻煩啊… 以上的例子說明,依靠平台雖然可以在短期內得到平台效應所帶來的好處,但平台終究是走養、套、殺的經營模式,先用免費的方式吸引使用者,當使用者與平台黏著度開始提升時,使用者也嚐到平台所帶來的甜頭,因此就越來越離不開平台,然後平台開始改變收費機制或是營運模式,使用者迫於被平台好處所套牢的情況下就不得不付費,不然就是忍痛出走而失去長久以來所建立的數位資產與人流… 因此個人從一開始規劃要把內容放在哪裡的時候,第一個想到的就是于維暢老師常常在部落格或書中提及的,一定要擁有個人網站,而自己也是專案管理與數位行銷產業內的工作者,深知品牌擁有一個網站的重要性,才不會讓別人決定你的數位資產未來去留,因此就著手開始建置自己的網站,也因此踏入 WordPress 的坑… 所以第一步你須要克服的,就是找到適合的平台,最好是能夠建立一個自己的網站,因為只有網站才是完全屬於自己的數位資產,連國外的行銷大神 Neil Patel 在自己的網站中也說明了如何用部落格開啟一個線上事業,並且帶來豐厚獲利的可能性。因此,不需猶豫,想辦法學習如何建立網站的技術,或是找能夠幫你用最快速且最省錢方式建置網站的服務商,會是你要建立自我品牌渠道並開始累積數位資產的優先考量。 心魔之二,寫作要產出甚麼內容?有人會看嗎? 在網路的世界中,有寫就有機會,先寫的先贏。至於要寫甚麼,唯一的重點就是一定要寫自己真正想寫的,真正感興趣的事物。 就如上所言,寫作是一條漫長的旅程,沒有人一開始就是個能夠振筆疾書的作家,但至少運用文字把你生活中值得寫出來的事物記錄起來,應該人人都可以做得到,只要能夠養成習慣,寫自己想寫的內容,遲早都能把寫作這件事情當作生活的一部分。 而甚麼是自己想寫的內容,通常會採用的取材方向,個人粗略分為以下二種: 硬文:所謂硬文,就是針對特定族群的人所寫的內容,題材較為侷限,陳述的主題也比較嚴肅,例如財經專業文章、技術或教學文章、深入報導或分析等等的,通常會跟你所處的產業有連結,畢竟你可能是產業內的專業人士,就可以透過寫作來分享你在產業界的所見所聞或專業知識,強化你在業界的能見度。 軟文:就是任何人都能接受的主題,例如旅遊美食、心情抒發、親子家庭、開箱文等,這類的文章講求的是新奇、有趣、好玩、溫馨、感動等娛樂性的元素,通常可以吸引較多的流量,算是在寫作初期容易導流量的內容,但也因為進入門檻低,所以同類型主題的競爭者很多。當然,也可以融合上述兩者的特性,例如在寫技術文章的時候加入一些自己的心情抒發,或是開箱文融入一些專業知識等,也可以讓輕鬆的文章不失專業,或是專業的文章多點詼諧等效果,完全取決於個人如何構思寫作的策略了。 簡而言之,寫作的重點在於養成習慣,可以訂下期程規劃,規定自己多久要產出一篇文章或內容,而寫作的內容一定要是自己感興趣,真正想要寫的題材,這樣才不會淪為「為寫而寫」的處境。 另外對於非文字的內容,例如Podcast、影片等,也都只是文字內容的轉化而已,用不同的媒體形式來呈現,因此又多了一些前期取材規劃、後期製作剪輯等作業,就更加深了內容產製的門檻,可能就會讓產內容這件事情拖更久,不過這類型的內容反而更有投資的效益,因為現在的趨勢就是影音內容當道,值得你投入更多資源來產製這類型的內容。 心魔之三,寫作能不能堅持下去?何時才能看得到效益? 最後,可能要問自己,你想透過寫作來獲得甚麼?前面說到寫作是一段長期的旅程,唯有持之以恆,才有可能看得見效益,而這效益當然是由你自己來定義,例如想透過寫作被人看見,進而成為作家、知名部落客等,然後就有變現的管道,但有時候這件事情其實不是零到一的情況,不是做了甚麼,就有甚麼這樣的線性關係,俗話說有心栽花花不開,無意插柳柳成陰,人生常常有時候是一個偶然,甚麼時候會開花結果,甚至啥都沒有,是無法預料的。 但是,你如果不先做看看,又怎麼會有累積,又怎麼知道結果呢?因此,如上所述,寫作這件事情就是要持之以恆,養成習慣固定產出,去累積你的數位資產,然後讓這件事情變成興趣,有熱忱你就會一直進行下去,直到你周圍發出光芒…不是,是用熱忱支持你持續前進,確保你不會半途而廢,終究,在網路世界,你走過的必定會留下痕跡,如果Google是一間圖書館,它一定會把你的這些書放進他的館藏的。之後若有人開始以自身的需求在網路上找答案,可能是要解決某種問題、可能是想要加減看些東西放鬆、可能是要找到某個領域的專家等,如果你有能力在寫作的同時又擁有數位行銷的知識與技巧,透過SEO或是投放數位廣告的方式,都可以讓你所累積的數位資產曝光在可能對你有興趣的人面前,透過你所產出的內容解決他們的問題,進而累積粉絲/觀眾/追隨者,從累積到收成,這是一條漫長的路,也是一場不需豪賭的微型創業,也是一份可能會改變人生的志業或事業… 最後,這是個人部落格的第一篇文章,也就是說我正在寫作的路上開始邁進,追隨著眾多的前人,也期望能夠過寫作這件事情,讓自己的人生有所改變與出現轉機,就將這篇文章標上”寫作練習”的標籤吧!日後才能回首,時時提醒自己當初的初衷! 宅爹諾曼,寫作見習生Lv.1的旅程正式展開!

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專案進度不了解?專案卡住了嗎?團隊協作不順嗎?簡單說明如何運用Trello做專案管理的小技巧吧!

Trello是什麼? Trello是一個直覺化的團隊協同作業平台,可讓團隊在共同執行專案時靈活的瀏覽專案全貌、溝通互動、指派工作與追蹤進度,將作業歷程、文件、檔案與訊息等資訊整合,形成一個團隊共享的資訊看板,讓團隊的協作過程更為順暢。 如何申請Trello 進入 https://trello.com/ ,點選立即註冊,進入註冊頁面填寫資料,也可使用其他線上服務的帳號註冊,之後使用所註冊的電子郵件與密碼(或其他線上服務帳號)即可登入。 Trello基本操作觀念 可先瀏覽 https://trello.com/zh-Hant/guide ,即可了解Trello基本操作觀念。如果要靈活的使用Trello,最主要需先了解工作區、看板、列表、卡片等Trello運作元素的定義與基本操作。 工作區 工作區代表的是一個團隊的共同協作空間,工作區裡會有成員,指的是Trello的使用者,個人也可以是一個工作區,本身就是工作區的成員,付費版的Trello是以工作區中的成員數量來計費,因此要使用Trello,就必須先有一個Trello帳戶,再建立工作區,並把相關使用者加入工作區成員,工作區是用來管理Trello資料的上層架構,有工作區才能建立後續的看板、列表、卡片等資料。如果是人數眾多的組織,可以使用Enterprise方案,就可以用組織的層級再細分其他的工作區。 看板 看板是Trello資料呈現的集中處,用來組織列表與卡片等元素。看板可以視為一個專案或一個待完成的目標,或只是一個單純的資訊版,在看板中會包含列表,列表中會包含卡片,透過看板中的列表與卡片資料,可以一目了然目前成員們在這個看板上協同作業的情況。 列表 列表就是清單,清楚列出項目,而列表內的項目稱為卡片。列表的運用可以是工作流程的區分,例如專案處理進度,或是特定資料的分類,例如不同部門的任務、不同想法的紀錄等,透過列表,讓資訊有條理且井然有序的呈現。 卡片 Trello的主要管控元素,可作為工作、任務、資訊等之紀錄單位,卡片中有各種功能,例如成員指派、待辦清單、截止日期、附加檔案、評論等,可以彙整各種資訊,當卡片在各個列表間移動,可幫助使用者明瞭專案或目標的處理狀態。 如何用Trello進行專案管理 專案,就是集合一群人在有限的資源內完成一個目標,產出某種有形或無形的交付物,專案管理就是透過知識、工具與技術的應用,讓專案能夠如期如質如預算的達成目標。 因此我們可以透過Trello這樣的協作工具,協助專案團隊妥善定義要完成專案目標的人、事、時、地、物等資訊,也就是要完成目標需要做哪些事/要產出甚麼(What)、由誰來做(Who)、何時要完成(When)、要如何交付/在哪裡交付(How/Where)等,以下說明Trello運用於小型專案管理的使用情境。 建立工作空間 首先建立一個工作空間,並在工作空間中加入成員。 建立專案看板 定義一個專案,並在工作空間中為該專案建立一個看板,再將相關成員加入看板中。例如公司的品牌官網需要建置,就會形成一個專案。 建立列表 在該專案看板中,依據專案需求,建立相關列表,以專案管理來說,列表就可以用來呈現工作項目的處理狀態。 先建立一個專案資料列表(Project List),用來放置跟專案相關的資訊與共用資源,可讓專案成員檢視專案的緣起、假設與限制、必要資訊的揭露、共用的檔案資料等。 再依據專案處理流程建立列表,例如待辦列表(To Do List)、處理中列表(Doing List)、處理完成列表(Done List)。 建立卡片 在專案資料列表中,可以依據專案資訊揭露的需求,建立對應的專案相關資訊卡片,以記錄專案的緣起、說明、共用表單與檔案等。 依據專案管理的知識概念,以「交付標的」為導向建立工作分解結構(Work Breakdown Structure),定義出主要工作項目,而這些工作項目就可以用卡片來呈現,也就是說,工作卡片是用來管理與監控專案任務的最小管控元件,例如網站建置專案中,會有規劃、設計、開發、測試等各項工作,就對應到各個工作卡片。 在待辦列表中建立上述主要工作項目的卡片,如此就可以初步定義出這個專案的範疇(要做哪些事),也就是當專案最終完成時,需要完成的工作項目有哪些,或是產出物包含哪些。 在專案管理情境中的卡片操作 在每個工作卡片中,可以進行下列操作: 新增描述 建立該項工作的基本執行說明,讓被指派該項工作的成員了解如何處理工作項目。 新增成員 將該項工作指派給成員,呈現工作項目的權責。 新增日期 標示該項工作從何時開始,在何時完成。有設定日期的卡片,可以在即將到期的時候發送提醒信件給團隊成員。 新增標籤 標示該項工作的特殊狀況,例如重要程度、優先順序等,可新增多個標籤。 新增待辦清單 工作項目卡片中可以再建立待辦清單,呈現完成該項工作需要進行的細部作業/步驟/流程等活動,或是呈現該項工作完成後的交付品項,待辦清單可以建立多組,如果是使用Trello付費版,清單項目可以指派給成員,並且標示完成日期,讓該工作的進度能有更細部的管控。例如網站設計這項工作,可能會包含各種頁面與圖像的設計,就可以使用待辦清單來列出項目,呈現更為清楚明確的工作進度。 新增附件 可將電腦中或雲端硬碟中的檔案,連結或是其他卡片附加到該卡片,可當作該項工作處理時需用到的資源,該工作完成時需要產出的交付標的(檔案或資料),或是單純的資料關聯。Trello免費版本電腦中的附加檔案限制1MB以下,因此建議使用雲端硬碟來附加檔案。 新增評論 成員可對該卡片進行評論,可用在進度報告、狀況回報、提醒、討論等各種目的,也可在評論中提及成員、增加附件與增加其他卡片等,形成該項工作處理的資訊匯流處。 在列表中移動卡片 透過將工作卡片在列表中移動,視覺化的呈現工作項目的處理狀態,例如當自己的工作要開始處理時,將指派給自己的工作卡片從To Do列表移動到Doing列表,工作處理完成後,再將卡片移動到Done列表,讓相關權責人員掌握工作項目的進度,透過看板即可綜覽整個專案的狀態。 Trello的其他相關設定與應用 建立看板範本 在建立完上述的專案看板後,還未開始進行工作流程之前,可使用看板功能選單的複製看板功能,將該看板複製出來,重新命名為「專案樣板」,當中已包含必要的列表、卡片等,以作為日後進行類似專案所用。如果是使用付費版,就可以直接使用製作範本的功能來達成上述目的。 列表的複製與移動 看板中的列表,可開啟列表動作功能,進行複製與移動,複製列表會將該列表重新命名後複製到原看板中;移動列表可選擇將該列表移動到哪個看板、第幾個位置(由看板左方開始算起)。 卡片的複製與移動 列表中的卡片,可以開啟卡片動作功能,進行複製與移動,複製卡片可將該卡片重新命名,並選擇是否要保存原有的標籤與待辦清單,並選擇要複製到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起);移動卡片可選擇要將該卡片移動到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)。 追蹤功能 成員可以使用看板功能選單追縱看板、使用列表功能表中的”立即觀看”來追蹤列表,以及卡片功能表中的”追蹤”功能來追蹤卡片,一旦有人更新看板、列表或卡片內容,Trello版面上的通知欄會以紅色警示,並能以Email通知,以掌握專案的狀況。 關閉看板、封存列表或卡片 對於已經處理完成的專案,可以透過關閉看板,將該看板從目前的工作空間中移除(看不到該看板,但仍存在於Trello工作空間中),而該看板中已經不需要呈現的列表或卡片,可以透過封存列表、封存卡片,將不再使用的列表與卡片放置於該看板的已封存項目中。 日後若有看板需要重新啟用的情況,可以利用看板功能選單來查看已關閉的看板,再重新開啟看板,而已經封存的列表或卡片,也可以透過看板選單的已封存的項目,將已封存的列表與卡片發送回原看板中。 列表的彈性運用 通常專案中可能會有待決議或無法明確區分處理狀態的工作,因此其工作卡片可能無法從處理中狀態到處理完成狀態,因此可以再建立一個追蹤與變更(Tracking & Change)列表,將無法完全處理好且需要進一步討論的工作卡片放置其中,待處理完成後再移動到Done列表,表示工作項目確實完成。也就是說,列表的功能可以依據組織的需求來規劃,找出對團隊協作最佳的運用方式。 透過Power-up擴充看板的功能 Trello有一個很有趣的功能,就是Power-up(強化功能),是一些由Trello官方或第三方軟體商所開發的程式,可以和Trello整合,擴充Trello原本的功能,來達到特定的目的,例如可以和通訊平台Slack結合、可以和Google雲端目錄結合、可以和Github結合等。 以下介紹幾種我們團隊常用的強化功能: Google Drive 可以在卡片中附加整個Google雲端目錄,或是雲端目錄中的檔案,在卡片中呈現目錄的內容,並可以直接連結至該目錄(應該再也不會有團隊成員說找不到檔案了,都直接在卡片中呈現還給你連結了…) 自訂欄位 可以在卡片中新增核取方塊、日期、下拉式選單、數字、文字這五種類型的欄位,讓卡片能夠呈現更多的資訊。 行事曆 將卡片以常見的行事曆模式來呈現,可以幫助釐清工作項目之間的排程關係。 善用Trello工具可以幫助團隊專案協作更為順暢 以上的初步說明,是我們團隊在進行專案協作的實務經驗,透過Trello這樣的協作工具,可以幫助專案管理與團隊協作達到以下的效益: 使專案範疇更為明確:透過Trello看板視覺化的資訊呈現,可以清楚的列出要完成專案的各項工作任務,有助於明確定義專案的範疇。讓專案的資訊更加透明:團隊成員共用的Trello資訊看板,能夠將所有專案進行的資訊彙整在同一處,讓專案進行的所有資訊保持透明,當彼此所做的事情越透明,則團隊的協作就會更順暢。讓專案的處理狀態更為清晰:透過工作項目在Trello列表中的進度呈現,能夠讓權責人員了解整體專案進展與處理狀況,就可以因應專案的情況來進行適時的管制,確保專案的進度能持續推進。讓專案執行的歷程更容易留存:像Trello這樣的數位化的工具能夠及時保存團隊協作的資訊與資料等歷程,妥善的留存下,可以成為團隊的數位流程資產,成為日後運用在其他專案的範本。更容易管理組織內的任務:Trello平台集合了任務與工作管理、專案管理、知識管理、目標管理等各種管理方法皆能妥善運用的功能,有助於組織因應本身的任務需求來運用,透過團隊的創意與默契來呈現不同的運用情景,可以更容易的幫助組織管理內部的各項任務、工作與作業。 綜合以上,像Trello這樣的好工具,你的團隊能不用嗎!如有任何組織運用Trello的創新想法,都歡迎與我交流喔!

專案管理神器-Trello,可用來執行小型專案管理的超實用工具

用對工具,執行專案就能事半功倍 不知道大家有沒有過這種經驗?明明是一個團隊,需要一起執行一項專案,但是專案所需要的資源或是產出,只能用email寄來寄去,而每項工作的指派與進度,也是用一份word或excel紀錄(甚至不只一份檔案…),然後再持續更新,但是檔案中其實也看不出專案的進程,以及實際執行中的情況… 相信在中小企業工作過的大家應該都能體會專案協作有多麼困難…至少以路瑟所在的傳統產業來說,常常會碰到下列情況,例如一件案子,到底有多少作業需要執行(範疇不明),是指派給誰去執行(權責不分),然後執行的進度如何(沒有紀錄與回報機制),要產出甚麼成果(標的不明),而檔案與文件要如何共享(沒有資源共享概念)….通常大家的直覺都是用email把這些資訊寄過來寄過去,但後果通常是案子越做越亂,大家越做越火而已…而更進階的作法可能就是用google drive和google文件等,也能達到檔案資源共享,以及將專案的人、事、物等資訊文件化的作用,但其實還是不夠直觀,對於專案進度的掌控也無法達到較為全面的控管,然後好不容易拚完案子結案後就像船過水無痕XD(沒有知識管理觀念),下次再遇到類似專案,又從頭來過,甚麼步驟甚麼流程都忘了好像沒發生過…徒增人員的疲累與資源的浪費… 現在介紹給大家一個相當實用的專案協作工具,一個可以讓團隊發揮各種創意的協同作業平台,相信大家應該都有聽過這套工具,甚至也有接觸過了,但在介紹工具之前,先來了解一下什麼是專案,以及什麼是專案管理。 只要還在工作,就該知道的專案管理概念 專案與專案管理的定義 所謂專案,是由一群相關聯的任務所組成,為了產出獨一無二的成果而作的暫時性努力,有明確的起始時間,也會在資源有限的情況下進行,大部分專案都是為了產出永久性的成果,例如一種產品、服務或狀態。 而專案管理是利用各種知識、工具、技術等,讓專案能如期、如質、如預算的達到專案目標需求。 所以這樣看來…其實人生也是一個專案。 人生會面臨執行各種任務,達到各種需求目標,並且有明確的起始,而且都在資源有限的情況下進行,然後你過著怎樣的人生,你就會有對應的結果產出,這和專案的定義不是不謀而合嗎? 所以如何讓人生照著自己的目標前進,產生自己期望的成果,就需要透過各種程序與方法來進行,例如學習、體驗、冒險等活動,當然人生總不會照著自己的意思走,所以就會有風險的概念,就會需要有各種的fallback機制,這根本就可以視為是人生的專案管理了! 唉唉…扯遠了~ 那了解什麼是專案後,我們再來了解專案管理當中幾個重要的觀念。 專案管理流程群組 專案從開始到結束,會經歷起始、規劃、執行、監控、結案的階段,每個階段會有多個活動需執行,總稱為流程群組,簡單來說這五個流程群組包含: 起始階段要確認專案是不是有取得資源投入與支持的承諾,確認有誰需要參與其中;規劃階段要確認需求,要做哪些事(什麼該做什麼不該做),作業的先後順序,誰來做,要做到怎樣的程度,要花多少成本,大家要怎麼協同作業與溝通,可能會遇到什麼風險,要如何應對風險,以及需要採購何種資源等;執行階段是依據規劃來執行各項作業,並與利害關係人持續溝通協調以滿足需求目標;監控階段是專案執行中如何照著規畫來確保專案的結果不會偏離範疇,若有差距則須採取適當的應變行動;結案階段是進行專案相關人員之處理、文件歸檔、成果移轉、知識管理等作業。                                                …

寫作是一段自我覺察的旅程,但第一步要先從克服心魔開始

心魔,就是阻礙自己擴張與超越的那道障礙。寫作,是自己長久以來最想做的事,但也是最困難的事。 寫作,是在網路自媒體發達時代下一定要做的事情 自己從三年前就想要開始寫寫東西了。一方面是想紀錄自己的生活,分享自己的知識與學習心得,另外一方面是想親自驗證,人們都在說的建立自媒體,打造自我品牌等的事業,都建議從寫作開始,透過建立數位資產來擴散影響力,創造內容變現的機會,或是展現自己的專業,讓自己更容易被伯樂看見,使職涯道路更寬廣。這件大家都知道怎麼做,大家也都在做的事情,自己是否也能實踐? 有很多的實例可以證明,透過寫作,真的可以建立自己的媒體渠道,打造出個人的自媒體品牌,進而開創多元的收入管道並累積名聲,坊間許多的書籍、課程,都建議從寫作開始,在網路上累積人氣與聲量,直到成為某方面的意見領袖,就可以打造多元的收入管道;而很多線上知名的部落客、作家等,都可以驗證這樣的模式是可行的,也是最穩健的創業道路之一。 除了文字寫作,只要能夠透過數位工具來創作出內容,例如圖像、音訊、影片、課程等,都可以算是自媒體的範疇,所以現在才有這麼多的名詞,例如部落客、youtuber、網紅、斜槓等,現在社群媒體發達,Facebook、Instagram、Medium、Youtube 等平台都可以成為自媒體的渠道,現在這年代哪個人沒有社群媒體的帳號,有的人用來記錄每天生活大小事,有的人用來發表長篇大論闡述觀點,所以寫作這件事情,不愁沒有平台可以發表,反而是如何評估平台的取向、要產出甚麼內容、怎麼產出內容,才是最需要克服的問題。 就以自己來說,我就覺得寫作是一件非常困難的事情,就算自己有心想做,但始終無法克服內心的障礙,就甚麼都開始不了。我認為寫作對我來說,是一段自我覺察的旅程,但這個旅程要啟動,就須要先克服自己的心魔… 心魔之一,寫作要用哪個平台?要自己架設網站嗎? 相信現在每個人都有社群帳號,經營好多個社群平台,只要穩定的產出內容,不管是文字、影片、圖像等,透過社群平台的高流量,如果也懂一些曝光的技巧,通常都能達到蠻好的擴散效應,進而累積一群粉絲或追隨者。但社群平台也很像毒品,當你一直依賴著它,使用它所提供的各種好用功能,就算你在社群平台上累積了非常多的追隨者,哪天社群平台的經營模式改變、營運方針改變,難保你所累積的數位資產不會受到影響。 就以 Facebook 來說,當年 Facebook 對品牌經營者來說根本是個神器,透過好內容觸及廣大的粉絲,擴散效應之大,也讓品牌商享用了一段社群紅利發達的時期,但後來 Facebook 改變了演算法,畢竟Facebook還是一個須要養很多人的商業體,俗話說免費的最貴,當內容的觸及率大降之後,馬克·祖克柏的盤算就是要你們這些品牌主花錢買廣告了… 另外一個例子是 LINE@,現在稱為LINE官方帳號,也就是俗稱的 LINE@2.0 版,過去透過 LINE 的群發訊息功能,可以即時有效的將訊息內容發送給所有的粉絲,有非常好的擴散成效,但現在LINE的收費機制改變,以訊息發布則數來計費,等於你擁有越多粉絲,發送一次訊息的成本就暴增,因此也聽聞有一些品牌主開始跳槽到有近似功能的平台,例如 Telegram 之類的…但難保這 Telegram 未來是不是也有可能變成 Telegram 2.0 呢? 那免費的部落格平台是否就不會有這類社群平台的情況呢?答案也是否定的,從無名小站關站,到天空部落改變經營方針等,這些例子也都告訴我們,不是你的終究不是你的,數位資產一夕之間化為烏有的可能性也很大…雖然這些平台可能會提供資料備份打包的服務,但畢竟要復原這些資料還是很麻煩啊… 以上的例子說明,依靠平台雖然可以在短期內得到平台效應所帶來的好處,但平台終究是走養、套、殺的經營模式,先用免費的方式吸引使用者,當使用者與平台黏著度開始提升時,使用者也嚐到平台所帶來的甜頭,因此就越來越離不開平台,然後平台開始改變收費機制或是營運模式,使用者迫於被平台好處所套牢的情況下就不得不付費,不然就是忍痛出走而失去長久以來所建立的數位資產與人流… 因此個人從一開始規劃要把內容放在哪裡的時候,第一個想到的就是于維暢老師常常在部落格或書中提及的,一定要擁有個人網站,而自己也是專案管理與數位行銷產業內的工作者,深知品牌擁有一個網站的重要性,才不會讓別人決定你的數位資產未來去留,因此就著手開始建置自己的網站,也因此踏入 WordPress 的坑… 所以第一步你須要克服的,就是找到適合的平台,最好是能夠建立一個自己的網站,因為只有網站才是完全屬於自己的數位資產,連國外的行銷大神 Neil Patel 在自己的網站中也說明了如何用部落格開啟一個線上事業,並且帶來豐厚獲利的可能性。因此,不需猶豫,想辦法學習如何建立網站的技術,或是找能夠幫你用最快速且最省錢方式建置網站的服務商,會是你要建立自我品牌渠道並開始累積數位資產的優先考量。 心魔之二,寫作要產出甚麼內容?有人會看嗎? 在網路的世界中,有寫就有機會,先寫的先贏。至於要寫甚麼,唯一的重點就是一定要寫自己真正想寫的,真正感興趣的事物。 就如上所言,寫作是一條漫長的旅程,沒有人一開始就是個能夠振筆疾書的作家,但至少運用文字把你生活中值得寫出來的事物記錄起來,應該人人都可以做得到,只要能夠養成習慣,寫自己想寫的內容,遲早都能把寫作這件事情當作生活的一部分。 而甚麼是自己想寫的內容,通常會採用的取材方向,個人粗略分為以下二種: 硬文:所謂硬文,就是針對特定族群的人所寫的內容,題材較為侷限,陳述的主題也比較嚴肅,例如財經專業文章、技術或教學文章、深入報導或分析等等的,通常會跟你所處的產業有連結,畢竟你可能是產業內的專業人士,就可以透過寫作來分享你在產業界的所見所聞或專業知識,強化你在業界的能見度。 軟文:就是任何人都能接受的主題,例如旅遊美食、心情抒發、親子家庭、開箱文等,這類的文章講求的是新奇、有趣、好玩、溫馨、感動等娛樂性的元素,通常可以吸引較多的流量,算是在寫作初期容易導流量的內容,但也因為進入門檻低,所以同類型主題的競爭者很多。當然,也可以融合上述兩者的特性,例如在寫技術文章的時候加入一些自己的心情抒發,或是開箱文融入一些專業知識等,也可以讓輕鬆的文章不失專業,或是專業的文章多點詼諧等效果,完全取決於個人如何構思寫作的策略了。 簡而言之,寫作的重點在於養成習慣,可以訂下期程規劃,規定自己多久要產出一篇文章或內容,而寫作的內容一定要是自己感興趣,真正想要寫的題材,這樣才不會淪為「為寫而寫」的處境。 另外對於非文字的內容,例如Podcast、影片等,也都只是文字內容的轉化而已,用不同的媒體形式來呈現,因此又多了一些前期取材規劃、後期製作剪輯等作業,就更加深了內容產製的門檻,可能就會讓產內容這件事情拖更久,不過這類型的內容反而更有投資的效益,因為現在的趨勢就是影音內容當道,值得你投入更多資源來產製這類型的內容。 心魔之三,寫作能不能堅持下去?何時才能看得到效益? 最後,可能要問自己,你想透過寫作來獲得甚麼?前面說到寫作是一段長期的旅程,唯有持之以恆,才有可能看得見效益,而這效益當然是由你自己來定義,例如想透過寫作被人看見,進而成為作家、知名部落客等,然後就有變現的管道,但有時候這件事情其實不是零到一的情況,不是做了甚麼,就有甚麼這樣的線性關係,俗話說有心栽花花不開,無意插柳柳成陰,人生常常有時候是一個偶然,甚麼時候會開花結果,甚至啥都沒有,是無法預料的。 但是,你如果不先做看看,又怎麼會有累積,又怎麼知道結果呢?因此,如上所述,寫作這件事情就是要持之以恆,養成習慣固定產出,去累積你的數位資產,然後讓這件事情變成興趣,有熱忱你就會一直進行下去,直到你周圍發出光芒…不是,是用熱忱支持你持續前進,確保你不會半途而廢,終究,在網路世界,你走過的必定會留下痕跡,如果Google是一間圖書館,它一定會把你的這些書放進他的館藏的。之後若有人開始以自身的需求在網路上找答案,可能是要解決某種問題、可能是想要加減看些東西放鬆、可能是要找到某個領域的專家等,如果你有能力在寫作的同時又擁有數位行銷的知識與技巧,透過SEO或是投放數位廣告的方式,都可以讓你所累積的數位資產曝光在可能對你有興趣的人面前,透過你所產出的內容解決他們的問題,進而累積粉絲/觀眾/追隨者,從累積到收成,這是一條漫長的路,也是一場不需豪賭的微型創業,也是一份可能會改變人生的志業或事業… 最後,這是個人部落格的第一篇文章,也就是說我正在寫作的路上開始邁進,追隨著眾多的前人,也期望能夠過寫作這件事情,讓自己的人生有所改變與出現轉機,就將這篇文章標上”寫作練習”的標籤吧!日後才能回首,時時提醒自己當初的初衷! 宅爹諾曼,寫作見習生Lv.1的旅程正式展開!

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