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因為內向,所以安靜,才有力量

這個世界一直以來對於外向者的關注總是多於內向者。要不是有一些聲音來為內向者平反,還真以為這世界會被這主流價值觀主宰。因為這個世界表象上,就是認為外向者較受歡迎,較聰明……所以在特定的組織中,會特別強調,要加入我們,請是個外向者,例如徵才時還特別寫著“需要個性外向開朗……。”「安靜,就是力量」,這本書說到,如果沒有內向的人,這世界不會有萬有引力、相對論、ET、Google、哈利波特……等,因為內向者,其實更具備了強大的專注力與感受力,因此特別能夠發掘出獨特的潛力,成就一些卓越的事物。那上帝希望祂的門徒是外向者還是內向者呢?摩西應該是個內向者。民數記說到:「摩西為人極其謙和,勝過世上的眾人。」以領袖的面向來看,摩西不是那種衝衝衝型的領導者,反而是具備規劃力、執行力、組織力、動員力、協調力、洞察力、冷靜力、抗壓力、謙柔力、談判力、續航力,還存有溫柔、憐憫、謙卑的心。這樣的人可以領以色列人出埃及,並在曠野四十年的治理後,到達迦南地。也才能在西奈山,接收神的旨意,並好好的紀錄,成就經典律法。現在過了兩千多年,具有超強影響力的耶穌不知何時再臨,但我們有網路,網路可以幫助我們這些內向者也能夠發揮我們該有的影響力。所以就學摩西好好的紀錄吧,這也是寫作的第一步,就是好好紀錄下你所有的想法、感受與心情,這樣遲早會得到啟示,成就自己的經典。

疫情影響下,如何運用Trello管理遠端工作團隊與協同作業

疫情現況造成工作型態改變,你的組織準備好數位轉型了嗎? 從2020一整年度到2021的上半年,全球籠罩在新冠肺炎的疫情影響中,迫使許多的企業組織不得不改變營運模式與組織運作型態,以面對這波疫情帶來的巨大挑戰。 而這波疫情不但影響了各種企業組織的日常營運,連你我這樣的職場工作者也不得不改變平時的工作型態,從國外開始流行的遠端工作制度,也因為這段時期以來的疫情加劇,有越來越多的企業組織開始採用這樣的遠端工作型態。 不過個人淺見認為,並不是每個企業組織都適合讓員工遠端工作,原因在於這樣的制度有賴於組織內部的營運流程是否有高度的數位化,組織的數位文化是否完整,以及組織成員是否具備對應的技術能力與思維等,這也反映了企業組織在數位轉型層面的成熟度。 數位轉型指的是將數位科技運用在組織內部各項營運流程中,藉以提升組織運作效能、發掘新的商業模式或提升顧客價值,但如果企業組織無法將數位科技全面性且妥善的運用在上述層面,那貿然採用遠端工作模式,可能會造成組織營運上產生更多問題。 因此當企業組織思考如何因應疫情而採用遠端工作模式時,可以藉機盤點組織內部在數位轉型過程中,具備哪些條件與資源,才能有效評估該採用何種方式與實行程度為何。如要了解組織在數位轉型的狀態下,是否能支援相當程度的遠端工作模式,我建議可以從下列幾個面向評估: 策略與管理面:從組織目前面臨到數位轉型情況的對應策略為何、組織架構如何因應管理方式改變而調整、管理階層是否具備足夠的數位化思維、營運作業流程如何優化、顧客價值鏈如何傳遞等,從整體由上而下的盤點現況與資源,總體評估組織的數位化程度是否足以支援遠端工作。組織文化面:新型態制度或規範的導入,通常對組織內部會產生震盪,從初期到成熟期,這段陣痛期的長短與劇烈程度,通常可以透過組織文化面的表現來評估,如果組織內充滿了創新與勇於嘗試的文化氛圍,甚至是已經培養出相當深入的數位文化,則相較於固守舊思維又不願意改變的保守型組織文化,相信推動數位轉型的阻礙會降低許多。人才能力面:組織推動數位轉型的結果,取決於相關人才與能力的支援程度,如果組織內多數的成員都擁有資訊科技相關的技術能力與能夠完成任務的硬技能,並結合團隊合作、溝通協調、創新進取、管理治理的軟技能,擁有這些能力的人才,將會與組織推動數位轉型的方向一致,數位轉型的結果也能夠比較符合期望。工具應用面:組織數位轉型過程中,勢必需要投資相關的資訊科技工具,除了傳統的文書作業工具、ERP與CRM系統等,還有其他數位生產力工具、專案管理平台、數位行銷渠道、雲端服務、巨量資料分析工具、工作流程自動化工具、AI/機器學習應用等,都需要去評估與了解這些工具的導入是否能幫助優化組織內部營運流程、改善工作效能、提升顧客體驗等,也需要考慮導入這些工具的同時,是否能與組織現有的內部工具做到完善的整合,將工具的使用效益反映在營運流程中。資料洞察面:數位轉型是一個組織運作型態持續革新的過程,在這個過程中會持續產生相關的數據,例如工作執行的歷程、訊息溝通歷程、顧客資料、營運資料、銷售資料等,這些珍貴的資料都是持續優化數位轉型過程的重要參考,因此組織需要評估如何利用適當的方法或工具,來幫助彙整這些資料以獲得洞察,並運用來優化整體數位轉型過程。 如果上述的幾個評估面向,都能達到正向的回饋,則組織在推行遠端工作也會更為順暢,對於營運面的支援程度也較高,衝擊程度也較小。接下來,如果組織的數位轉型程度足以支援遠端工作型態,那當團隊成員皆散布各地時,要如何有效的管理呢?我們可以透過以下幾個要素來進行。 管理遠端工作團隊的要素有哪些? 以我所處的產業為例,我們是為客戶提供資訊系統建置、品牌形象建構的行銷顧問公司,透過資訊科技為客戶的品牌內容賦能,建構全網行銷渠道,因此各部門在執行專案時,在內外部的溝通與作業流程上都已經有一定程度的數位化。只不過因為缺乏系統化的協作規範與明確流程,以及組織文化與共識還未完全成熟,因此貿然實施遠端工作,可能會造成資訊產生落差而不利於專案執行。 因此我建議公司導入協作工具,並且制定相關的流程與規範,好讓團隊可以有共同的語言與共識,以利專案協作更為順暢。經過了一年的努力,團隊幾乎都已經熟悉工具的應用,並且建立了協作共識,因此最近因應疫情,公司開始分流上班,部分成員在家遠端工作,辦公室就留給喜愛進入公司的成員(疑?)… 當員工不再需要進辦公室才能工作,如何才能讓專案任務的權責指派明確化、處理進度與狀況透明化?通常能進行遠端處理的作業,多半是屬於知識型的工作,因此工作的產出著重在資料歷程,我的經驗是,如要讓遠端工作團隊的管理更為順暢,首先要具備以下幾個要素: 建立專案管理共識:現在的職場工作者都需要內建專案管理思維,以應付瞬息萬變的商業環境,整個執行專案的團隊更是需要有專案管理共識,知道為何而做(Why)、如何執行(How)、產出甚麼(What)、資源配置狀況(Who/When/Where/How much)、成效評估(Effect),如此一來整個團隊才會有一致的目標。定義明確的任務範疇:在團隊皆能擁有專案管理共識的前提下,透過工作分解結構WBS將整個專案拆解成細部的任務,明確的指派任務資源,並釐清專案的整體範疇與產出究竟為何,先見樹,再見林。導入適當的數位工具:遠端工作仰賴詳實的資料歷程記錄以及高透明度的資訊流通,因此評估適合組織內外部營運流程的數位工具並妥善導入,以保持遠端工作團隊的資料流與資訊流之透明化。我們導入了Trello平台進行專案協作,以及G Suite(後來改名為Google Workspace)進行資料的共享。設置遠端工作的環境:為了讓遠端團隊工作時的感受與效率和實體工作不至於有太大落差,相關軟硬體設備的妥善設置非常重要,不管是螢幕、主機、筆電、耳機與麥克風等硬體設備需要運作正常,其他因應工作需要的軟體也必須妥善安裝與設定,這些事項都必須由公司全力支援。維持工作初衷與態度:最後,遠端工作的壓力不會比實體工作還要來的低,反而是更為高強度的工作負荷,就是因為看不到人,才更為仰賴個人自制力與團隊共識,因此每個遠端工作的成員,就算在家上班,也都必須建立”我現在還是在工作,我工作的產出是可被衡量的”這樣的態度,以及保持”我不管在哪裡,都可以好好處理工作的”這樣的初衷,如此一來,整個團隊的運作效能才不會因為遠端或實體工作而有所差異。 遠端工作團隊可能會遇到的幾種情境 在遠端團隊協作執行專案的情況下,我們常會遇到幾種情境: 專案任務如何定義 所謂的定義,就是釐清要完成專案目標時,為了交付標的物而須進行的任務之5W1H,包含為何要執行(Why)、誰執行(Who)、要產出甚麼標的物(What),何時要完成(When),在哪裡交付(Where)、如何執行(How),因為處在遠端環境中,團隊成員缺少了就近溝通的情況,而專案任務如果無法透過妥善的定義,就會導致不知道有多少工作要執行、不知道由誰執行、不知道如何執行、不知道要產出甚麼、不知道要在何處交付等情況,最終導致不知為何而做的處境,團隊無所適從,就無法達成專案目標。 任務資訊如何匯流 通常團隊遠端協同作業時,最常遇到的情況就是資訊不透明,包含組織內部作業流程是否明確、任務的執行政策是否有適當揭露、任務執行過程中的情報與資訊是否有妥善記錄、執行任務所需要的資源是否容易取得等,如果上述的要素無法透過有效彙整以利整個團隊知悉,就無法建立共識,達到資訊與知識共享的境界,就容易造成溝通上的斷層而阻礙專案進行。 交付品項如何追蹤 通常能夠進行遠端作業的任務,其交付品項的形式通常是數位化的,以文件或檔案資料等型態儲存與發送,例如文書簡報、影音檔案、數位產品等,如果沒有妥善規劃如何追蹤這些交付品項的機制,例如產出該交付品項的任務歷程或脈絡之管制與追蹤,則當最終專案完成時,這些交付標的物是否與專案目標一致,就可能需要花更多的時間去釐清、修正與調整。 了解上述的情境後,接下來說明我們團隊如何應用Trello來進行遠端團隊的協同作業管理。 遠端工作團隊管理的利器-Trello是甚麼工具? 關於Trello平台的基本介紹,可參考我的另一篇文章,了解Trello平台基本的操作概念,以下就直接以實際應用的情境做說明。 首先,必須取得Trello平台的付費版本,Trello是基於雲端的SaaS (軟體即服務),這類的SaaS通常提供訂閱制方案,以使用人數計費,我們公司是採用企業級方案,每人每年約3600元左右,可以使用到更多進階的功能,例如不受限制的看板數量、可指派人員與期限的進階待辦清單、無上限的擴充功能、更多運行數量的自動化指令等等,當然採用免費版本也能達到一定程度的團隊協作管理,我們公司也是先採用免費方案數個月後,才評估升級到企業級方案,以利達成更高的團隊協作管理效率。 設定Trello的應用情境之一:客戶-專案-任務的三層管控層級 我們先建立公司團隊的工作空間,並在工作空間中建立三個看板,分別為客戶歸檔看板、專案歸檔看板、任務管理看板,分別呈現三個層級的資料,各個看板的功能如下: “任務管理”看板 本看板是團隊每日要密切關注的看板,因為它集中近期內正在執行的專案資訊與任務,專門用來進行任務管控之目的。看板中有案件列表與處理流程列表,可明確區分專案的資訊以及對應的任務處理流程,例如A專案卡片放置於案件列表中,該專案對應的任務就以A1、A2…等工作卡片放置於處理流程列表中,再依據處理情況移動工作卡片至對應的流程列表。 “專案歸檔”看板 本看板主要是將上述任務管理看板中準備封存的工作卡片,彙整至對應的專案列表,例如A專案卡片在此看板中就是一個A專案列表,該列表中就會存放該專案相關的工作卡片,目的是將已經確認完成的工作從任務管理看板中區分出來,歸檔到對應的專案列表,則當專案最終完成時,該專案的列表就會呈現所有任務的工作卡片全貌。 “客戶歸檔”看板 本看版是將任務管理看板中的專案卡片,彙整至對應的客戶列表,例如A專案卡片是為某個客戶執行的專案,則在此看板中就建立該名客戶列表,未來如有其他為該客戶執行的專案,當專案完成時就可以將該專案卡片存放於該客戶列表中,目的是呈現同一位客戶的各種專案歷程資料。 設定Trello的應用情境之二:任務處理流程的管控 接下來,針對任務管理看板,進行案件列表與處理流程列表的建立。 “案件”列表 用來存放專案卡片,主要是用來進行專案資訊彙整、專案資源共享等,例如”A客戶-官網建置”這張專案卡片,就是用來紀錄該專案的相關資料,以及定義該專案的任務/工作,專案卡片會與相關的工作卡片有聯結的關係,會透過後續提到的Trello Butler自動化功能來進行。 “預計處理”列表 用來存放專案的相關工作卡片,主要呈現該專案預計要執行的任務有哪些。例如”A客戶-官網建置”這張專案卡片中,相關的任務有網站設計、程式開發等,就會有網站設計與程式開發的工作卡片處於預計處理的狀態。 “處理中”列表 用來存放正在處理中的工作卡片,呈現專案中有那些任務已經進入處理程序。例如上述的網站設計工作卡片,由負責成員移動到此列表,代表該成員已經開始處理此任務。 另外,已經處理完成,但需要進行變更的工作卡片,通常變更的來源有內部和外部,會針對已經完成的交付標的物進行變更,當接收到變更的需求時,就需要將已經完成的工作卡片再度移動到此列表中,並且會將該工作卡片加上”變更處理”的標籤,以呈現需要變更的任務有哪些。例如已經處理完成的網站設計卡片,因為外部客戶的驗收而產生調整的需求,就由負責成員將該工作卡片移動到此列表,代表該任務需進行變更處理。 “處理完成”列表 用來存放已經處理完成的工作卡片,呈現目前專案中已經完成的任務有哪些。例如網站設計工作卡片已經由負責成員處理完成,就移動到此列表,代表該任務已經階段性完成,等待下一步指示。 “準備封存”列表 當工作卡片皆處理完成,交付品項確認沒有問題,不需要再度進行處理時,即可將工作卡片移動到此列表,準備彙整到專案歸檔看板內的該專案列表。例如上述的網站設計工作卡片歷經一次的變更後,外部客戶驗收沒有問題,就可以將該工作卡片移動到此列表,代表該任務確實完成,不需要再進行處理,也就是從現有的任務處理流程中區分出來。 “垃圾桶”列表 後續會提到Trello的Butler功能,也就是自動化,會透過設定指令來進行自動化流程,簡化操作程序,在我們團隊的應用情境下,我們建立了一個垃圾桶列表,用來存放沒有功用或意義的工作卡片,以因應上述所提到的專案卡片與工作卡片之間的連結關係,將其連動狀態取消。 設定Trello的應用情境之三:任務處理的自動化 最後,透過Trello的Butler自動化功能,幫助我們自動化作業流程或例行性的程序,在使用自動化功能之前,可以先參考官方文件,以下先說明Butler五種自動化指令類型。 Butler自動化指令類型-規則(Rules) 依據某種Trello中的操作而觸發的執行動作,也就是當甚麼情況發生,就執行甚麼動作,例如當卡片移動到某列表,就發送email給某成員。 Butler自動化指令類型-卡片按鈕(Card Button) 在卡片中建立一個執行按鈕,以自動化某些卡片層級的作業流程,例如點選卡片按鈕後,就將該卡片指派給某成員,且設定到期日,同時設定待辦清單,一次將該卡片需要設定的動作都處理完成,而不需要一一去設定。 Butler自動化指令類型-看板按鈕(Board Button) 在看板中建立一個執行按鈕,以自動化某些看板層級的作業流程,例如點選看板按鈕後,就將看板中某列表的卡片重新排序,或是封存某列表中的所有卡片。 Butler自動化指令類型-日曆(Calendar) 在特定的日期或排程執行某些動作,例如固定每周一,將某列表中的卡片依據到期日排序。 Butler自動化指令類型-到期日(Due Date) 當卡片的到期日符合某個特定日期或區間時,觸發某種執行動作,例如當卡片到期時,將紅色標籤”Alert”新增到卡片中。 了解Trello在遠端團隊協作的應用情境以及Trello自動化功能的類型後,接下來說明如何應用Trello的自動化指令來讓團隊協作效能更加事半功倍! Trello Butler自動化指令應用 在我們團隊的應用情境中,我們在專案卡片內建立待辦清單,清單的項目定義為需產出交付品項的任務,而任務就是一張可以管控的工作卡片,因此我們在Butler中設定一個Rule,目的是要讓專案卡片中的待辦清單項目可以自動轉換成工作卡片後,存放在預計處理列表中,並指派負責人員,設定預計完成日期,詳細說明如下。 建立Rule:將專案卡片中的待辦清單項目轉為相關工作卡片 在任務管理看板的功能列中點選自動化,進入自動化設定功能。 再點選rules,進入rules設定功能,點選create rules。 先點選add trigger,trigger是觸發動作的情況,trigger有多種類型,每種類型中也有多種動作。我們的目的是要將專案卡片中的待辦清單項目轉為工作卡片,觸發的情況就是當有人在案件列表中的專案卡片建立待辦清單項目時,就觸發後續的動作。因此設定trigger類型為checklists中的「when an item is added to a checklist in a card in list 案件」。 接下來繼續建立actions,就是自動化的動作,我們要建立的actions會包含以下的目的: 將建立清單項目的成員新增到該項目。設定action類型為checklists中的「assign …

專案進度不了解?專案卡住了嗎?團隊協作不順嗎?簡單說明如何運用Trello做專案管理的小技巧吧!

Trello是什麼? Trello是一個直覺化的團隊協同作業平台,可讓團隊在共同執行專案時靈活的瀏覽專案全貌、溝通互動、指派工作與追蹤進度,將作業歷程、文件、檔案與訊息等資訊整合,形成一個團隊共享的資訊看板,讓團隊的協作過程更為順暢。 如何申請Trello 進入 https://trello.com/ ,點選立即註冊,進入註冊頁面填寫資料,也可使用其他線上服務的帳號註冊,之後使用所註冊的電子郵件與密碼(或其他線上服務帳號)即可登入。 Trello基本操作觀念 可先瀏覽 https://trello.com/zh-Hant/guide ,即可了解Trello基本操作觀念。如果要靈活的使用Trello,最主要需先了解工作區、看板、列表、卡片等Trello運作元素的定義與基本操作。 工作區 工作區代表的是一個團隊的共同協作空間,工作區裡會有成員,指的是Trello的使用者,個人也可以是一個工作區,本身就是工作區的成員,付費版的Trello是以工作區中的成員數量來計費,因此要使用Trello,就必須先有一個Trello帳戶,再建立工作區,並把相關使用者加入工作區成員,工作區是用來管理Trello資料的上層架構,有工作區才能建立後續的看板、列表、卡片等資料。如果是人數眾多的組織,可以使用Enterprise方案,就可以用組織的層級再細分其他的工作區。 看板 看板是Trello資料呈現的集中處,用來組織列表與卡片等元素。看板可以視為一個專案或一個待完成的目標,或只是一個單純的資訊版,在看板中會包含列表,列表中會包含卡片,透過看板中的列表與卡片資料,可以一目了然目前成員們在這個看板上協同作業的情況。 列表 列表就是清單,清楚列出項目,而列表內的項目稱為卡片。列表的運用可以是工作流程的區分,例如專案處理進度,或是特定資料的分類,例如不同部門的任務、不同想法的紀錄等,透過列表,讓資訊有條理且井然有序的呈現。 卡片 Trello的主要管控元素,可作為工作、任務、資訊等之紀錄單位,卡片中有各種功能,例如成員指派、待辦清單、截止日期、附加檔案、評論等,可以彙整各種資訊,當卡片在各個列表間移動,可幫助使用者明瞭專案或目標的處理狀態。 如何用Trello進行專案管理 專案,就是集合一群人在有限的資源內完成一個目標,產出某種有形或無形的交付物,專案管理就是透過知識、工具與技術的應用,讓專案能夠如期如質如預算的達成目標。 因此我們可以透過Trello這樣的協作工具,協助專案團隊妥善定義要完成專案目標的人、事、時、地、物等資訊,也就是要完成目標需要做哪些事/要產出甚麼(What)、由誰來做(Who)、何時要完成(When)、要如何交付/在哪裡交付(How/Where)等,以下說明Trello運用於小型專案管理的使用情境。 建立工作空間 首先建立一個工作空間,並在工作空間中加入成員。 建立專案看板 定義一個專案,並在工作空間中為該專案建立一個看板,再將相關成員加入看板中。例如公司的品牌官網需要建置,就會形成一個專案。 建立列表 在該專案看板中,依據專案需求,建立相關列表,以專案管理來說,列表就可以用來呈現工作項目的處理狀態。 先建立一個專案資料列表(Project List),用來放置跟專案相關的資訊與共用資源,可讓專案成員檢視專案的緣起、假設與限制、必要資訊的揭露、共用的檔案資料等。 再依據專案處理流程建立列表,例如待辦列表(To Do List)、處理中列表(Doing List)、處理完成列表(Done List)。 建立卡片 在專案資料列表中,可以依據專案資訊揭露的需求,建立對應的專案相關資訊卡片,以記錄專案的緣起、說明、共用表單與檔案等。 依據專案管理的知識概念,以「交付標的」為導向建立工作分解結構(Work Breakdown Structure),定義出主要工作項目,而這些工作項目就可以用卡片來呈現,也就是說,工作卡片是用來管理與監控專案任務的最小管控元件,例如網站建置專案中,會有規劃、設計、開發、測試等各項工作,就對應到各個工作卡片。 在待辦列表中建立上述主要工作項目的卡片,如此就可以初步定義出這個專案的範疇(要做哪些事),也就是當專案最終完成時,需要完成的工作項目有哪些,或是產出物包含哪些。 在專案管理情境中的卡片操作 在每個工作卡片中,可以進行下列操作: 新增描述 建立該項工作的基本執行說明,讓被指派該項工作的成員了解如何處理工作項目。 新增成員 將該項工作指派給成員,呈現工作項目的權責。 新增日期 標示該項工作從何時開始,在何時完成。有設定日期的卡片,可以在即將到期的時候發送提醒信件給團隊成員。 新增標籤 標示該項工作的特殊狀況,例如重要程度、優先順序等,可新增多個標籤。 新增待辦清單 工作項目卡片中可以再建立待辦清單,呈現完成該項工作需要進行的細部作業/步驟/流程等活動,或是呈現該項工作完成後的交付品項,待辦清單可以建立多組,如果是使用Trello付費版,清單項目可以指派給成員,並且標示完成日期,讓該工作的進度能有更細部的管控。例如網站設計這項工作,可能會包含各種頁面與圖像的設計,就可以使用待辦清單來列出項目,呈現更為清楚明確的工作進度。 新增附件 可將電腦中或雲端硬碟中的檔案,連結或是其他卡片附加到該卡片,可當作該項工作處理時需用到的資源,該工作完成時需要產出的交付標的(檔案或資料),或是單純的資料關聯。Trello免費版本電腦中的附加檔案限制1MB以下,因此建議使用雲端硬碟來附加檔案。 新增評論 成員可對該卡片進行評論,可用在進度報告、狀況回報、提醒、討論等各種目的,也可在評論中提及成員、增加附件與增加其他卡片等,形成該項工作處理的資訊匯流處。 在列表中移動卡片 透過將工作卡片在列表中移動,視覺化的呈現工作項目的處理狀態,例如當自己的工作要開始處理時,將指派給自己的工作卡片從To Do列表移動到Doing列表,工作處理完成後,再將卡片移動到Done列表,讓相關權責人員掌握工作項目的進度,透過看板即可綜覽整個專案的狀態。 Trello的其他相關設定與應用 建立看板範本 在建立完上述的專案看板後,還未開始進行工作流程之前,可使用看板功能選單的複製看板功能,將該看板複製出來,重新命名為「專案樣板」,當中已包含必要的列表、卡片等,以作為日後進行類似專案所用。如果是使用付費版,就可以直接使用製作範本的功能來達成上述目的。 列表的複製與移動 看板中的列表,可開啟列表動作功能,進行複製與移動,複製列表會將該列表重新命名後複製到原看板中;移動列表可選擇將該列表移動到哪個看板、第幾個位置(由看板左方開始算起)。 卡片的複製與移動 列表中的卡片,可以開啟卡片動作功能,進行複製與移動,複製卡片可將該卡片重新命名,並選擇是否要保存原有的標籤與待辦清單,並選擇要複製到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起);移動卡片可選擇要將該卡片移動到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)。 追蹤功能 成員可以使用看板功能選單追縱看板、使用列表功能表中的”立即觀看”來追蹤列表,以及卡片功能表中的”追蹤”功能來追蹤卡片,一旦有人更新看板、列表或卡片內容,Trello版面上的通知欄會以紅色警示,並能以Email通知,以掌握專案的狀況。 關閉看板、封存列表或卡片 對於已經處理完成的專案,可以透過關閉看板,將該看板從目前的工作空間中移除(看不到該看板,但仍存在於Trello工作空間中),而該看板中已經不需要呈現的列表或卡片,可以透過封存列表、封存卡片,將不再使用的列表與卡片放置於該看板的已封存項目中。 日後若有看板需要重新啟用的情況,可以利用看板功能選單來查看已關閉的看板,再重新開啟看板,而已經封存的列表或卡片,也可以透過看板選單的已封存的項目,將已封存的列表與卡片發送回原看板中。 列表的彈性運用 通常專案中可能會有待決議或無法明確區分處理狀態的工作,因此其工作卡片可能無法從處理中狀態到處理完成狀態,因此可以再建立一個追蹤與變更(Tracking & Change)列表,將無法完全處理好且需要進一步討論的工作卡片放置其中,待處理完成後再移動到Done列表,表示工作項目確實完成。也就是說,列表的功能可以依據組織的需求來規劃,找出對團隊協作最佳的運用方式。 透過Power-up擴充看板的功能 Trello有一個很有趣的功能,就是Power-up(強化功能),是一些由Trello官方或第三方軟體商所開發的程式,可以和Trello整合,擴充Trello原本的功能,來達到特定的目的,例如可以和通訊平台Slack結合、可以和Google雲端目錄結合、可以和Github結合等。 以下介紹幾種我們團隊常用的強化功能: Google Drive 可以在卡片中附加整個Google雲端目錄,或是雲端目錄中的檔案,在卡片中呈現目錄的內容,並可以直接連結至該目錄(應該再也不會有團隊成員說找不到檔案了,都直接在卡片中呈現還給你連結了…) 自訂欄位 可以在卡片中新增核取方塊、日期、下拉式選單、數字、文字這五種類型的欄位,讓卡片能夠呈現更多的資訊。 行事曆 將卡片以常見的行事曆模式來呈現,可以幫助釐清工作項目之間的排程關係。 善用Trello工具可以幫助團隊專案協作更為順暢 以上的初步說明,是我們團隊在進行專案協作的實務經驗,透過Trello這樣的協作工具,可以幫助專案管理與團隊協作達到以下的效益: 使專案範疇更為明確:透過Trello看板視覺化的資訊呈現,可以清楚的列出要完成專案的各項工作任務,有助於明確定義專案的範疇。讓專案的資訊更加透明:團隊成員共用的Trello資訊看板,能夠將所有專案進行的資訊彙整在同一處,讓專案進行的所有資訊保持透明,當彼此所做的事情越透明,則團隊的協作就會更順暢。讓專案的處理狀態更為清晰:透過工作項目在Trello列表中的進度呈現,能夠讓權責人員了解整體專案進展與處理狀況,就可以因應專案的情況來進行適時的管制,確保專案的進度能持續推進。讓專案執行的歷程更容易留存:像Trello這樣的數位化的工具能夠及時保存團隊協作的資訊與資料等歷程,妥善的留存下,可以成為團隊的數位流程資產,成為日後運用在其他專案的範本。更容易管理組織內的任務:Trello平台集合了任務與工作管理、專案管理、知識管理、目標管理等各種管理方法皆能妥善運用的功能,有助於組織因應本身的任務需求來運用,透過團隊的創意與默契來呈現不同的運用情景,可以更容易的幫助組織管理內部的各項任務、工作與作業。 綜合以上,像Trello這樣的好工具,你的團隊能不用嗎!如有任何組織運用Trello的創新想法,都歡迎與我交流喔!

專案管理神器-Trello,可用來執行小型專案管理的超實用工具

用對工具,執行專案就能事半功倍 不知道大家有沒有過這種經驗?明明是一個團隊,需要一起執行一項專案,但是專案所需要的資源或是產出,只能用email寄來寄去,而每項工作的指派與進度,也是用一份word或excel紀錄(甚至不只一份檔案…),然後再持續更新,但是檔案中其實也看不出專案的進程,以及實際執行中的情況… 相信在中小企業工作過的大家應該都能體會專案協作有多麼困難…至少以路瑟所在的傳統產業來說,常常會碰到下列情況,例如一件案子,到底有多少作業需要執行(範疇不明),是指派給誰去執行(權責不分),然後執行的進度如何(沒有紀錄與回報機制),要產出甚麼成果(標的不明),而檔案與文件要如何共享(沒有資源共享概念)….通常大家的直覺都是用email把這些資訊寄過來寄過去,但後果通常是案子越做越亂,大家越做越火而已…而更進階的作法可能就是用google drive和google文件等,也能達到檔案資源共享,以及將專案的人、事、物等資訊文件化的作用,但其實還是不夠直觀,對於專案進度的掌控也無法達到較為全面的控管,然後好不容易拚完案子結案後就像船過水無痕XD(沒有知識管理觀念),下次再遇到類似專案,又從頭來過,甚麼步驟甚麼流程都忘了好像沒發生過…徒增人員的疲累與資源的浪費… 現在介紹給大家一個相當實用的專案協作工具,一個可以讓團隊發揮各種創意的協同作業平台,相信大家應該都有聽過這套工具,甚至也有接觸過了,但在介紹工具之前,先來了解一下什麼是專案,以及什麼是專案管理。 只要還在工作,就該知道的專案管理概念 專案與專案管理的定義 所謂專案,是由一群相關聯的任務所組成,為了產出獨一無二的成果而作的暫時性努力,有明確的起始時間,也會在資源有限的情況下進行,大部分專案都是為了產出永久性的成果,例如一種產品、服務或狀態。 而專案管理是利用各種知識、工具、技術等,讓專案能如期、如質、如預算的達到專案目標需求。 所以這樣看來…其實人生也是一個專案。 人生會面臨執行各種任務,達到各種需求目標,並且有明確的起始,而且都在資源有限的情況下進行,然後你過著怎樣的人生,你就會有對應的結果產出,這和專案的定義不是不謀而合嗎? 所以如何讓人生照著自己的目標前進,產生自己期望的成果,就需要透過各種程序與方法來進行,例如學習、體驗、冒險等活動,當然人生總不會照著自己的意思走,所以就會有風險的概念,就會需要有各種的fallback機制,這根本就可以視為是人生的專案管理了! 唉唉…扯遠了~ 那了解什麼是專案後,我們再來了解專案管理當中幾個重要的觀念。 專案管理流程群組 專案從開始到結束,會經歷起始、規劃、執行、監控、結案的階段,每個階段會有多個活動需執行,總稱為流程群組,簡單來說這五個流程群組包含: 起始階段要確認專案是不是有取得資源投入與支持的承諾,確認有誰需要參與其中;規劃階段要確認需求,要做哪些事(什麼該做什麼不該做),作業的先後順序,誰來做,要做到怎樣的程度,要花多少成本,大家要怎麼協同作業與溝通,可能會遇到什麼風險,要如何應對風險,以及需要採購何種資源等;執行階段是依據規劃來執行各項作業,並與利害關係人持續溝通協調以滿足需求目標;監控階段是專案執行中如何照著規畫來確保專案的結果不會偏離範疇,若有差距則須採取適當的應變行動;結案階段是進行專案相關人員之處理、文件歸檔、成果移轉、知識管理等作業。                                                …

寫作是一段自我覺察的旅程,但第一步要先從克服心魔開始

心魔,就是阻礙自己擴張與超越的那道障礙。寫作,是自己長久以來最想做的事,但也是最困難的事。 寫作,是在網路自媒體發達時代下一定要做的事情 自己從三年前就想要開始寫寫東西了。一方面是想紀錄自己的生活,分享自己的知識與學習心得,另外一方面是想親自驗證,人們都在說的建立自媒體,打造自我品牌等的事業,都建議從寫作開始,透過建立數位資產來擴散影響力,創造內容變現的機會,或是展現自己的專業,讓自己更容易被伯樂看見,使職涯道路更寬廣。這件大家都知道怎麼做,大家也都在做的事情,自己是否也能實踐? 有很多的實例可以證明,透過寫作,真的可以建立自己的媒體渠道,打造出個人的自媒體品牌,進而開創多元的收入管道並累積名聲,坊間許多的書籍、課程,都建議從寫作開始,在網路上累積人氣與聲量,直到成為某方面的意見領袖,就可以打造多元的收入管道;而很多線上知名的部落客、作家等,都可以驗證這樣的模式是可行的,也是最穩健的創業道路之一。 除了文字寫作,只要能夠透過數位工具來創作出內容,例如圖像、音訊、影片、課程等,都可以算是自媒體的範疇,所以現在才有這麼多的名詞,例如部落客、youtuber、網紅、斜槓等,現在社群媒體發達,Facebook、Instagram、Medium、Youtube 等平台都可以成為自媒體的渠道,現在這年代哪個人沒有社群媒體的帳號,有的人用來記錄每天生活大小事,有的人用來發表長篇大論闡述觀點,所以寫作這件事情,不愁沒有平台可以發表,反而是如何評估平台的取向、要產出甚麼內容、怎麼產出內容,才是最需要克服的問題。 就以自己來說,我就覺得寫作是一件非常困難的事情,就算自己有心想做,但始終無法克服內心的障礙,就甚麼都開始不了。我認為寫作對我來說,是一段自我覺察的旅程,但這個旅程要啟動,就須要先克服自己的心魔… 心魔之一,寫作要用哪個平台?要自己架設網站嗎? 相信現在每個人都有社群帳號,經營好多個社群平台,只要穩定的產出內容,不管是文字、影片、圖像等,透過社群平台的高流量,如果也懂一些曝光的技巧,通常都能達到蠻好的擴散效應,進而累積一群粉絲或追隨者。但社群平台也很像毒品,當你一直依賴著它,使用它所提供的各種好用功能,就算你在社群平台上累積了非常多的追隨者,哪天社群平台的經營模式改變、營運方針改變,難保你所累積的數位資產不會受到影響。 就以 Facebook 來說,當年 Facebook 對品牌經營者來說根本是個神器,透過好內容觸及廣大的粉絲,擴散效應之大,也讓品牌商享用了一段社群紅利發達的時期,但後來 Facebook 改變了演算法,畢竟Facebook還是一個須要養很多人的商業體,俗話說免費的最貴,當內容的觸及率大降之後,馬克·祖克柏的盤算就是要你們這些品牌主花錢買廣告了… 另外一個例子是 LINE@,現在稱為LINE官方帳號,也就是俗稱的 LINE@2.0 版,過去透過 LINE 的群發訊息功能,可以即時有效的將訊息內容發送給所有的粉絲,有非常好的擴散成效,但現在LINE的收費機制改變,以訊息發布則數來計費,等於你擁有越多粉絲,發送一次訊息的成本就暴增,因此也聽聞有一些品牌主開始跳槽到有近似功能的平台,例如 Telegram 之類的…但難保這 Telegram 未來是不是也有可能變成 Telegram 2.0 呢? 那免費的部落格平台是否就不會有這類社群平台的情況呢?答案也是否定的,從無名小站關站,到天空部落改變經營方針等,這些例子也都告訴我們,不是你的終究不是你的,數位資產一夕之間化為烏有的可能性也很大…雖然這些平台可能會提供資料備份打包的服務,但畢竟要復原這些資料還是很麻煩啊… 以上的例子說明,依靠平台雖然可以在短期內得到平台效應所帶來的好處,但平台終究是走養、套、殺的經營模式,先用免費的方式吸引使用者,當使用者與平台黏著度開始提升時,使用者也嚐到平台所帶來的甜頭,因此就越來越離不開平台,然後平台開始改變收費機制或是營運模式,使用者迫於被平台好處所套牢的情況下就不得不付費,不然就是忍痛出走而失去長久以來所建立的數位資產與人流… 因此個人從一開始規劃要把內容放在哪裡的時候,第一個想到的就是于維暢老師常常在部落格或書中提及的,一定要擁有個人網站,而自己也是專案管理與數位行銷產業內的工作者,深知品牌擁有一個網站的重要性,才不會讓別人決定你的數位資產未來去留,因此就著手開始建置自己的網站,也因此踏入 WordPress 的坑… 所以第一步你須要克服的,就是找到適合的平台,最好是能夠建立一個自己的網站,因為只有網站才是完全屬於自己的數位資產,連國外的行銷大神 Neil Patel 在自己的網站中也說明了如何用部落格開啟一個線上事業,並且帶來豐厚獲利的可能性。因此,不需猶豫,想辦法學習如何建立網站的技術,或是找能夠幫你用最快速且最省錢方式建置網站的服務商,會是你要建立自我品牌渠道並開始累積數位資產的優先考量。 心魔之二,寫作要產出甚麼內容?有人會看嗎? 在網路的世界中,有寫就有機會,先寫的先贏。至於要寫甚麼,唯一的重點就是一定要寫自己真正想寫的,真正感興趣的事物。 就如上所言,寫作是一條漫長的旅程,沒有人一開始就是個能夠振筆疾書的作家,但至少運用文字把你生活中值得寫出來的事物記錄起來,應該人人都可以做得到,只要能夠養成習慣,寫自己想寫的內容,遲早都能把寫作這件事情當作生活的一部分。 而甚麼是自己想寫的內容,通常會採用的取材方向,個人粗略分為以下二種: 硬文:所謂硬文,就是針對特定族群的人所寫的內容,題材較為侷限,陳述的主題也比較嚴肅,例如財經專業文章、技術或教學文章、深入報導或分析等等的,通常會跟你所處的產業有連結,畢竟你可能是產業內的專業人士,就可以透過寫作來分享你在產業界的所見所聞或專業知識,強化你在業界的能見度。 軟文:就是任何人都能接受的主題,例如旅遊美食、心情抒發、親子家庭、開箱文等,這類的文章講求的是新奇、有趣、好玩、溫馨、感動等娛樂性的元素,通常可以吸引較多的流量,算是在寫作初期容易導流量的內容,但也因為進入門檻低,所以同類型主題的競爭者很多。當然,也可以融合上述兩者的特性,例如在寫技術文章的時候加入一些自己的心情抒發,或是開箱文融入一些專業知識等,也可以讓輕鬆的文章不失專業,或是專業的文章多點詼諧等效果,完全取決於個人如何構思寫作的策略了。 簡而言之,寫作的重點在於養成習慣,可以訂下期程規劃,規定自己多久要產出一篇文章或內容,而寫作的內容一定要是自己感興趣,真正想要寫的題材,這樣才不會淪為「為寫而寫」的處境。 另外對於非文字的內容,例如Podcast、影片等,也都只是文字內容的轉化而已,用不同的媒體形式來呈現,因此又多了一些前期取材規劃、後期製作剪輯等作業,就更加深了內容產製的門檻,可能就會讓產內容這件事情拖更久,不過這類型的內容反而更有投資的效益,因為現在的趨勢就是影音內容當道,值得你投入更多資源來產製這類型的內容。 心魔之三,寫作能不能堅持下去?何時才能看得到效益? 最後,可能要問自己,你想透過寫作來獲得甚麼?前面說到寫作是一段長期的旅程,唯有持之以恆,才有可能看得見效益,而這效益當然是由你自己來定義,例如想透過寫作被人看見,進而成為作家、知名部落客等,然後就有變現的管道,但有時候這件事情其實不是零到一的情況,不是做了甚麼,就有甚麼這樣的線性關係,俗話說有心栽花花不開,無意插柳柳成陰,人生常常有時候是一個偶然,甚麼時候會開花結果,甚至啥都沒有,是無法預料的。 但是,你如果不先做看看,又怎麼會有累積,又怎麼知道結果呢?因此,如上所述,寫作這件事情就是要持之以恆,養成習慣固定產出,去累積你的數位資產,然後讓這件事情變成興趣,有熱忱你就會一直進行下去,直到你周圍發出光芒…不是,是用熱忱支持你持續前進,確保你不會半途而廢,終究,在網路世界,你走過的必定會留下痕跡,如果Google是一間圖書館,它一定會把你的這些書放進他的館藏的。之後若有人開始以自身的需求在網路上找答案,可能是要解決某種問題、可能是想要加減看些東西放鬆、可能是要找到某個領域的專家等,如果你有能力在寫作的同時又擁有數位行銷的知識與技巧,透過SEO或是投放數位廣告的方式,都可以讓你所累積的數位資產曝光在可能對你有興趣的人面前,透過你所產出的內容解決他們的問題,進而累積粉絲/觀眾/追隨者,從累積到收成,這是一條漫長的路,也是一場不需豪賭的微型創業,也是一份可能會改變人生的志業或事業… 最後,這是個人部落格的第一篇文章,也就是說我正在寫作的路上開始邁進,追隨著眾多的前人,也期望能夠過寫作這件事情,讓自己的人生有所改變與出現轉機,就將這篇文章標上”寫作練習”的標籤吧!日後才能回首,時時提醒自己當初的初衷! 宅爹諾曼,寫作見習生Lv.1的旅程正式展開!

精選文章

因為內向,所以安靜,才有力量

這個世界一直以來對於外向者的關注總是多於內向者。要不是有一些聲音來為內向者平反,還真以為這世界會被這主流價值觀主宰。因為這個世界表象上,就是認為外向者較受歡迎,較聰明……所以在特定的組織中,會特別強調,要加入我們,請是個外向者,例如徵才時還特別寫著“需要個性外向開朗……。”「安靜,就是力量」,這本書說到,如果沒有內向的人,這世界不會有萬有引力、相對論、ET、Google、哈利波特……等,因為內向者,其實更具備了強大的專注力與感受力,因此特別能夠發掘出獨特的潛力,成就一些卓越的事物。那上帝希望祂的門徒是外向者還是內向者呢?摩西應該是個內向者。民數記說到:「摩西為人極其謙和,勝過世上的眾人。」以領袖的面向來看,摩西不是那種衝衝衝型的領導者,反而是具備規劃力、執行力、組織力、動員力、協調力、洞察力、冷靜力、抗壓力、謙柔力、談判力、續航力,還存有溫柔、憐憫、謙卑的心。這樣的人可以領以色列人出埃及,並在曠野四十年的治理後,到達迦南地。也才能在西奈山,接收神的旨意,並好好的紀錄,成就經典律法。現在過了兩千多年,具有超強影響力的耶穌不知何時再臨,但我們有網路,網路可以幫助我們這些內向者也能夠發揮我們該有的影響力。所以就學摩西好好的紀錄吧,這也是寫作的第一步,就是好好紀錄下你所有的想法、感受與心情,這樣遲早會得到啟示,成就自己的經典。

疫情影響下,如何運用Trello管理遠端工作團隊與協同作業

疫情現況造成工作型態改變,你的組織準備好數位轉型了嗎? 從2020一整年度到2021的上半年,全球籠罩在新冠肺炎的疫情影響中,迫使許多的企業組織不得不改變營運模式與組織運作型態,以面對這波疫情帶來的巨大挑戰。 而這波疫情不但影響了各種企業組織的日常營運,連你我這樣的職場工作者也不得不改變平時的工作型態,從國外開始流行的遠端工作制度,也因為這段時期以來的疫情加劇,有越來越多的企業組織開始採用這樣的遠端工作型態。 不過個人淺見認為,並不是每個企業組織都適合讓員工遠端工作,原因在於這樣的制度有賴於組織內部的營運流程是否有高度的數位化,組織的數位文化是否完整,以及組織成員是否具備對應的技術能力與思維等,這也反映了企業組織在數位轉型層面的成熟度。 數位轉型指的是將數位科技運用在組織內部各項營運流程中,藉以提升組織運作效能、發掘新的商業模式或提升顧客價值,但如果企業組織無法將數位科技全面性且妥善的運用在上述層面,那貿然採用遠端工作模式,可能會造成組織營運上產生更多問題。 因此當企業組織思考如何因應疫情而採用遠端工作模式時,可以藉機盤點組織內部在數位轉型過程中,具備哪些條件與資源,才能有效評估該採用何種方式與實行程度為何。如要了解組織在數位轉型的狀態下,是否能支援相當程度的遠端工作模式,我建議可以從下列幾個面向評估: 策略與管理面:從組織目前面臨到數位轉型情況的對應策略為何、組織架構如何因應管理方式改變而調整、管理階層是否具備足夠的數位化思維、營運作業流程如何優化、顧客價值鏈如何傳遞等,從整體由上而下的盤點現況與資源,總體評估組織的數位化程度是否足以支援遠端工作。組織文化面:新型態制度或規範的導入,通常對組織內部會產生震盪,從初期到成熟期,這段陣痛期的長短與劇烈程度,通常可以透過組織文化面的表現來評估,如果組織內充滿了創新與勇於嘗試的文化氛圍,甚至是已經培養出相當深入的數位文化,則相較於固守舊思維又不願意改變的保守型組織文化,相信推動數位轉型的阻礙會降低許多。人才能力面:組織推動數位轉型的結果,取決於相關人才與能力的支援程度,如果組織內多數的成員都擁有資訊科技相關的技術能力與能夠完成任務的硬技能,並結合團隊合作、溝通協調、創新進取、管理治理的軟技能,擁有這些能力的人才,將會與組織推動數位轉型的方向一致,數位轉型的結果也能夠比較符合期望。工具應用面:組織數位轉型過程中,勢必需要投資相關的資訊科技工具,除了傳統的文書作業工具、ERP與CRM系統等,還有其他數位生產力工具、專案管理平台、數位行銷渠道、雲端服務、巨量資料分析工具、工作流程自動化工具、AI/機器學習應用等,都需要去評估與了解這些工具的導入是否能幫助優化組織內部營運流程、改善工作效能、提升顧客體驗等,也需要考慮導入這些工具的同時,是否能與組織現有的內部工具做到完善的整合,將工具的使用效益反映在營運流程中。資料洞察面:數位轉型是一個組織運作型態持續革新的過程,在這個過程中會持續產生相關的數據,例如工作執行的歷程、訊息溝通歷程、顧客資料、營運資料、銷售資料等,這些珍貴的資料都是持續優化數位轉型過程的重要參考,因此組織需要評估如何利用適當的方法或工具,來幫助彙整這些資料以獲得洞察,並運用來優化整體數位轉型過程。 如果上述的幾個評估面向,都能達到正向的回饋,則組織在推行遠端工作也會更為順暢,對於營運面的支援程度也較高,衝擊程度也較小。接下來,如果組織的數位轉型程度足以支援遠端工作型態,那當團隊成員皆散布各地時,要如何有效的管理呢?我們可以透過以下幾個要素來進行。 管理遠端工作團隊的要素有哪些? 以我所處的產業為例,我們是為客戶提供資訊系統建置、品牌形象建構的行銷顧問公司,透過資訊科技為客戶的品牌內容賦能,建構全網行銷渠道,因此各部門在執行專案時,在內外部的溝通與作業流程上都已經有一定程度的數位化。只不過因為缺乏系統化的協作規範與明確流程,以及組織文化與共識還未完全成熟,因此貿然實施遠端工作,可能會造成資訊產生落差而不利於專案執行。 因此我建議公司導入協作工具,並且制定相關的流程與規範,好讓團隊可以有共同的語言與共識,以利專案協作更為順暢。經過了一年的努力,團隊幾乎都已經熟悉工具的應用,並且建立了協作共識,因此最近因應疫情,公司開始分流上班,部分成員在家遠端工作,辦公室就留給喜愛進入公司的成員(疑?)… 當員工不再需要進辦公室才能工作,如何才能讓專案任務的權責指派明確化、處理進度與狀況透明化?通常能進行遠端處理的作業,多半是屬於知識型的工作,因此工作的產出著重在資料歷程,我的經驗是,如要讓遠端工作團隊的管理更為順暢,首先要具備以下幾個要素: 建立專案管理共識:現在的職場工作者都需要內建專案管理思維,以應付瞬息萬變的商業環境,整個執行專案的團隊更是需要有專案管理共識,知道為何而做(Why)、如何執行(How)、產出甚麼(What)、資源配置狀況(Who/When/Where/How much)、成效評估(Effect),如此一來整個團隊才會有一致的目標。定義明確的任務範疇:在團隊皆能擁有專案管理共識的前提下,透過工作分解結構WBS將整個專案拆解成細部的任務,明確的指派任務資源,並釐清專案的整體範疇與產出究竟為何,先見樹,再見林。導入適當的數位工具:遠端工作仰賴詳實的資料歷程記錄以及高透明度的資訊流通,因此評估適合組織內外部營運流程的數位工具並妥善導入,以保持遠端工作團隊的資料流與資訊流之透明化。我們導入了Trello平台進行專案協作,以及G Suite(後來改名為Google Workspace)進行資料的共享。設置遠端工作的環境:為了讓遠端團隊工作時的感受與效率和實體工作不至於有太大落差,相關軟硬體設備的妥善設置非常重要,不管是螢幕、主機、筆電、耳機與麥克風等硬體設備需要運作正常,其他因應工作需要的軟體也必須妥善安裝與設定,這些事項都必須由公司全力支援。維持工作初衷與態度:最後,遠端工作的壓力不會比實體工作還要來的低,反而是更為高強度的工作負荷,就是因為看不到人,才更為仰賴個人自制力與團隊共識,因此每個遠端工作的成員,就算在家上班,也都必須建立”我現在還是在工作,我工作的產出是可被衡量的”這樣的態度,以及保持”我不管在哪裡,都可以好好處理工作的”這樣的初衷,如此一來,整個團隊的運作效能才不會因為遠端或實體工作而有所差異。 遠端工作團隊可能會遇到的幾種情境 在遠端團隊協作執行專案的情況下,我們常會遇到幾種情境: 專案任務如何定義 所謂的定義,就是釐清要完成專案目標時,為了交付標的物而須進行的任務之5W1H,包含為何要執行(Why)、誰執行(Who)、要產出甚麼標的物(What),何時要完成(When),在哪裡交付(Where)、如何執行(How),因為處在遠端環境中,團隊成員缺少了就近溝通的情況,而專案任務如果無法透過妥善的定義,就會導致不知道有多少工作要執行、不知道由誰執行、不知道如何執行、不知道要產出甚麼、不知道要在何處交付等情況,最終導致不知為何而做的處境,團隊無所適從,就無法達成專案目標。 任務資訊如何匯流 通常團隊遠端協同作業時,最常遇到的情況就是資訊不透明,包含組織內部作業流程是否明確、任務的執行政策是否有適當揭露、任務執行過程中的情報與資訊是否有妥善記錄、執行任務所需要的資源是否容易取得等,如果上述的要素無法透過有效彙整以利整個團隊知悉,就無法建立共識,達到資訊與知識共享的境界,就容易造成溝通上的斷層而阻礙專案進行。 交付品項如何追蹤 通常能夠進行遠端作業的任務,其交付品項的形式通常是數位化的,以文件或檔案資料等型態儲存與發送,例如文書簡報、影音檔案、數位產品等,如果沒有妥善規劃如何追蹤這些交付品項的機制,例如產出該交付品項的任務歷程或脈絡之管制與追蹤,則當最終專案完成時,這些交付標的物是否與專案目標一致,就可能需要花更多的時間去釐清、修正與調整。 了解上述的情境後,接下來說明我們團隊如何應用Trello來進行遠端團隊的協同作業管理。 遠端工作團隊管理的利器-Trello是甚麼工具? 關於Trello平台的基本介紹,可參考我的另一篇文章,了解Trello平台基本的操作概念,以下就直接以實際應用的情境做說明。 首先,必須取得Trello平台的付費版本,Trello是基於雲端的SaaS (軟體即服務),這類的SaaS通常提供訂閱制方案,以使用人數計費,我們公司是採用企業級方案,每人每年約3600元左右,可以使用到更多進階的功能,例如不受限制的看板數量、可指派人員與期限的進階待辦清單、無上限的擴充功能、更多運行數量的自動化指令等等,當然採用免費版本也能達到一定程度的團隊協作管理,我們公司也是先採用免費方案數個月後,才評估升級到企業級方案,以利達成更高的團隊協作管理效率。 設定Trello的應用情境之一:客戶-專案-任務的三層管控層級 我們先建立公司團隊的工作空間,並在工作空間中建立三個看板,分別為客戶歸檔看板、專案歸檔看板、任務管理看板,分別呈現三個層級的資料,各個看板的功能如下: “任務管理”看板 本看板是團隊每日要密切關注的看板,因為它集中近期內正在執行的專案資訊與任務,專門用來進行任務管控之目的。看板中有案件列表與處理流程列表,可明確區分專案的資訊以及對應的任務處理流程,例如A專案卡片放置於案件列表中,該專案對應的任務就以A1、A2…等工作卡片放置於處理流程列表中,再依據處理情況移動工作卡片至對應的流程列表。 “專案歸檔”看板 本看板主要是將上述任務管理看板中準備封存的工作卡片,彙整至對應的專案列表,例如A專案卡片在此看板中就是一個A專案列表,該列表中就會存放該專案相關的工作卡片,目的是將已經確認完成的工作從任務管理看板中區分出來,歸檔到對應的專案列表,則當專案最終完成時,該專案的列表就會呈現所有任務的工作卡片全貌。 “客戶歸檔”看板 本看版是將任務管理看板中的專案卡片,彙整至對應的客戶列表,例如A專案卡片是為某個客戶執行的專案,則在此看板中就建立該名客戶列表,未來如有其他為該客戶執行的專案,當專案完成時就可以將該專案卡片存放於該客戶列表中,目的是呈現同一位客戶的各種專案歷程資料。 設定Trello的應用情境之二:任務處理流程的管控 接下來,針對任務管理看板,進行案件列表與處理流程列表的建立。 “案件”列表 用來存放專案卡片,主要是用來進行專案資訊彙整、專案資源共享等,例如”A客戶-官網建置”這張專案卡片,就是用來紀錄該專案的相關資料,以及定義該專案的任務/工作,專案卡片會與相關的工作卡片有聯結的關係,會透過後續提到的Trello Butler自動化功能來進行。 “預計處理”列表 用來存放專案的相關工作卡片,主要呈現該專案預計要執行的任務有哪些。例如”A客戶-官網建置”這張專案卡片中,相關的任務有網站設計、程式開發等,就會有網站設計與程式開發的工作卡片處於預計處理的狀態。 “處理中”列表 用來存放正在處理中的工作卡片,呈現專案中有那些任務已經進入處理程序。例如上述的網站設計工作卡片,由負責成員移動到此列表,代表該成員已經開始處理此任務。 另外,已經處理完成,但需要進行變更的工作卡片,通常變更的來源有內部和外部,會針對已經完成的交付標的物進行變更,當接收到變更的需求時,就需要將已經完成的工作卡片再度移動到此列表中,並且會將該工作卡片加上”變更處理”的標籤,以呈現需要變更的任務有哪些。例如已經處理完成的網站設計卡片,因為外部客戶的驗收而產生調整的需求,就由負責成員將該工作卡片移動到此列表,代表該任務需進行變更處理。 “處理完成”列表 用來存放已經處理完成的工作卡片,呈現目前專案中已經完成的任務有哪些。例如網站設計工作卡片已經由負責成員處理完成,就移動到此列表,代表該任務已經階段性完成,等待下一步指示。 “準備封存”列表 當工作卡片皆處理完成,交付品項確認沒有問題,不需要再度進行處理時,即可將工作卡片移動到此列表,準備彙整到專案歸檔看板內的該專案列表。例如上述的網站設計工作卡片歷經一次的變更後,外部客戶驗收沒有問題,就可以將該工作卡片移動到此列表,代表該任務確實完成,不需要再進行處理,也就是從現有的任務處理流程中區分出來。 “垃圾桶”列表 後續會提到Trello的Butler功能,也就是自動化,會透過設定指令來進行自動化流程,簡化操作程序,在我們團隊的應用情境下,我們建立了一個垃圾桶列表,用來存放沒有功用或意義的工作卡片,以因應上述所提到的專案卡片與工作卡片之間的連結關係,將其連動狀態取消。 設定Trello的應用情境之三:任務處理的自動化 最後,透過Trello的Butler自動化功能,幫助我們自動化作業流程或例行性的程序,在使用自動化功能之前,可以先參考官方文件,以下先說明Butler五種自動化指令類型。 Butler自動化指令類型-規則(Rules) 依據某種Trello中的操作而觸發的執行動作,也就是當甚麼情況發生,就執行甚麼動作,例如當卡片移動到某列表,就發送email給某成員。 Butler自動化指令類型-卡片按鈕(Card Button) 在卡片中建立一個執行按鈕,以自動化某些卡片層級的作業流程,例如點選卡片按鈕後,就將該卡片指派給某成員,且設定到期日,同時設定待辦清單,一次將該卡片需要設定的動作都處理完成,而不需要一一去設定。 Butler自動化指令類型-看板按鈕(Board Button) 在看板中建立一個執行按鈕,以自動化某些看板層級的作業流程,例如點選看板按鈕後,就將看板中某列表的卡片重新排序,或是封存某列表中的所有卡片。 Butler自動化指令類型-日曆(Calendar) 在特定的日期或排程執行某些動作,例如固定每周一,將某列表中的卡片依據到期日排序。 Butler自動化指令類型-到期日(Due Date) 當卡片的到期日符合某個特定日期或區間時,觸發某種執行動作,例如當卡片到期時,將紅色標籤”Alert”新增到卡片中。 了解Trello在遠端團隊協作的應用情境以及Trello自動化功能的類型後,接下來說明如何應用Trello的自動化指令來讓團隊協作效能更加事半功倍! Trello Butler自動化指令應用 在我們團隊的應用情境中,我們在專案卡片內建立待辦清單,清單的項目定義為需產出交付品項的任務,而任務就是一張可以管控的工作卡片,因此我們在Butler中設定一個Rule,目的是要讓專案卡片中的待辦清單項目可以自動轉換成工作卡片後,存放在預計處理列表中,並指派負責人員,設定預計完成日期,詳細說明如下。 建立Rule:將專案卡片中的待辦清單項目轉為相關工作卡片 在任務管理看板的功能列中點選自動化,進入自動化設定功能。 再點選rules,進入rules設定功能,點選create rules。 先點選add trigger,trigger是觸發動作的情況,trigger有多種類型,每種類型中也有多種動作。我們的目的是要將專案卡片中的待辦清單項目轉為工作卡片,觸發的情況就是當有人在案件列表中的專案卡片建立待辦清單項目時,就觸發後續的動作。因此設定trigger類型為checklists中的「when an item is added to a checklist in a card in list 案件」。 接下來繼續建立actions,就是自動化的動作,我們要建立的actions會包含以下的目的: 將建立清單項目的成員新增到該項目。設定action類型為checklists中的「assign …

專案進度不了解?專案卡住了嗎?團隊協作不順嗎?簡單說明如何運用Trello做專案管理的小技巧吧!

Trello是什麼? Trello是一個直覺化的團隊協同作業平台,可讓團隊在共同執行專案時靈活的瀏覽專案全貌、溝通互動、指派工作與追蹤進度,將作業歷程、文件、檔案與訊息等資訊整合,形成一個團隊共享的資訊看板,讓團隊的協作過程更為順暢。 如何申請Trello 進入 https://trello.com/ ,點選立即註冊,進入註冊頁面填寫資料,也可使用其他線上服務的帳號註冊,之後使用所註冊的電子郵件與密碼(或其他線上服務帳號)即可登入。 Trello基本操作觀念 可先瀏覽 https://trello.com/zh-Hant/guide ,即可了解Trello基本操作觀念。如果要靈活的使用Trello,最主要需先了解工作區、看板、列表、卡片等Trello運作元素的定義與基本操作。 工作區 工作區代表的是一個團隊的共同協作空間,工作區裡會有成員,指的是Trello的使用者,個人也可以是一個工作區,本身就是工作區的成員,付費版的Trello是以工作區中的成員數量來計費,因此要使用Trello,就必須先有一個Trello帳戶,再建立工作區,並把相關使用者加入工作區成員,工作區是用來管理Trello資料的上層架構,有工作區才能建立後續的看板、列表、卡片等資料。如果是人數眾多的組織,可以使用Enterprise方案,就可以用組織的層級再細分其他的工作區。 看板 看板是Trello資料呈現的集中處,用來組織列表與卡片等元素。看板可以視為一個專案或一個待完成的目標,或只是一個單純的資訊版,在看板中會包含列表,列表中會包含卡片,透過看板中的列表與卡片資料,可以一目了然目前成員們在這個看板上協同作業的情況。 列表 列表就是清單,清楚列出項目,而列表內的項目稱為卡片。列表的運用可以是工作流程的區分,例如專案處理進度,或是特定資料的分類,例如不同部門的任務、不同想法的紀錄等,透過列表,讓資訊有條理且井然有序的呈現。 卡片 Trello的主要管控元素,可作為工作、任務、資訊等之紀錄單位,卡片中有各種功能,例如成員指派、待辦清單、截止日期、附加檔案、評論等,可以彙整各種資訊,當卡片在各個列表間移動,可幫助使用者明瞭專案或目標的處理狀態。 如何用Trello進行專案管理 專案,就是集合一群人在有限的資源內完成一個目標,產出某種有形或無形的交付物,專案管理就是透過知識、工具與技術的應用,讓專案能夠如期如質如預算的達成目標。 因此我們可以透過Trello這樣的協作工具,協助專案團隊妥善定義要完成專案目標的人、事、時、地、物等資訊,也就是要完成目標需要做哪些事/要產出甚麼(What)、由誰來做(Who)、何時要完成(When)、要如何交付/在哪裡交付(How/Where)等,以下說明Trello運用於小型專案管理的使用情境。 建立工作空間 首先建立一個工作空間,並在工作空間中加入成員。 建立專案看板 定義一個專案,並在工作空間中為該專案建立一個看板,再將相關成員加入看板中。例如公司的品牌官網需要建置,就會形成一個專案。 建立列表 在該專案看板中,依據專案需求,建立相關列表,以專案管理來說,列表就可以用來呈現工作項目的處理狀態。 先建立一個專案資料列表(Project List),用來放置跟專案相關的資訊與共用資源,可讓專案成員檢視專案的緣起、假設與限制、必要資訊的揭露、共用的檔案資料等。 再依據專案處理流程建立列表,例如待辦列表(To Do List)、處理中列表(Doing List)、處理完成列表(Done List)。 建立卡片 在專案資料列表中,可以依據專案資訊揭露的需求,建立對應的專案相關資訊卡片,以記錄專案的緣起、說明、共用表單與檔案等。 依據專案管理的知識概念,以「交付標的」為導向建立工作分解結構(Work Breakdown Structure),定義出主要工作項目,而這些工作項目就可以用卡片來呈現,也就是說,工作卡片是用來管理與監控專案任務的最小管控元件,例如網站建置專案中,會有規劃、設計、開發、測試等各項工作,就對應到各個工作卡片。 在待辦列表中建立上述主要工作項目的卡片,如此就可以初步定義出這個專案的範疇(要做哪些事),也就是當專案最終完成時,需要完成的工作項目有哪些,或是產出物包含哪些。 在專案管理情境中的卡片操作 在每個工作卡片中,可以進行下列操作: 新增描述 建立該項工作的基本執行說明,讓被指派該項工作的成員了解如何處理工作項目。 新增成員 將該項工作指派給成員,呈現工作項目的權責。 新增日期 標示該項工作從何時開始,在何時完成。有設定日期的卡片,可以在即將到期的時候發送提醒信件給團隊成員。 新增標籤 標示該項工作的特殊狀況,例如重要程度、優先順序等,可新增多個標籤。 新增待辦清單 工作項目卡片中可以再建立待辦清單,呈現完成該項工作需要進行的細部作業/步驟/流程等活動,或是呈現該項工作完成後的交付品項,待辦清單可以建立多組,如果是使用Trello付費版,清單項目可以指派給成員,並且標示完成日期,讓該工作的進度能有更細部的管控。例如網站設計這項工作,可能會包含各種頁面與圖像的設計,就可以使用待辦清單來列出項目,呈現更為清楚明確的工作進度。 新增附件 可將電腦中或雲端硬碟中的檔案,連結或是其他卡片附加到該卡片,可當作該項工作處理時需用到的資源,該工作完成時需要產出的交付標的(檔案或資料),或是單純的資料關聯。Trello免費版本電腦中的附加檔案限制1MB以下,因此建議使用雲端硬碟來附加檔案。 新增評論 成員可對該卡片進行評論,可用在進度報告、狀況回報、提醒、討論等各種目的,也可在評論中提及成員、增加附件與增加其他卡片等,形成該項工作處理的資訊匯流處。 在列表中移動卡片 透過將工作卡片在列表中移動,視覺化的呈現工作項目的處理狀態,例如當自己的工作要開始處理時,將指派給自己的工作卡片從To Do列表移動到Doing列表,工作處理完成後,再將卡片移動到Done列表,讓相關權責人員掌握工作項目的進度,透過看板即可綜覽整個專案的狀態。 Trello的其他相關設定與應用 建立看板範本 在建立完上述的專案看板後,還未開始進行工作流程之前,可使用看板功能選單的複製看板功能,將該看板複製出來,重新命名為「專案樣板」,當中已包含必要的列表、卡片等,以作為日後進行類似專案所用。如果是使用付費版,就可以直接使用製作範本的功能來達成上述目的。 列表的複製與移動 看板中的列表,可開啟列表動作功能,進行複製與移動,複製列表會將該列表重新命名後複製到原看板中;移動列表可選擇將該列表移動到哪個看板、第幾個位置(由看板左方開始算起)。 卡片的複製與移動 列表中的卡片,可以開啟卡片動作功能,進行複製與移動,複製卡片可將該卡片重新命名,並選擇是否要保存原有的標籤與待辦清單,並選擇要複製到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起);移動卡片可選擇要將該卡片移動到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)。 追蹤功能 成員可以使用看板功能選單追縱看板、使用列表功能表中的”立即觀看”來追蹤列表,以及卡片功能表中的”追蹤”功能來追蹤卡片,一旦有人更新看板、列表或卡片內容,Trello版面上的通知欄會以紅色警示,並能以Email通知,以掌握專案的狀況。 關閉看板、封存列表或卡片 對於已經處理完成的專案,可以透過關閉看板,將該看板從目前的工作空間中移除(看不到該看板,但仍存在於Trello工作空間中),而該看板中已經不需要呈現的列表或卡片,可以透過封存列表、封存卡片,將不再使用的列表與卡片放置於該看板的已封存項目中。 日後若有看板需要重新啟用的情況,可以利用看板功能選單來查看已關閉的看板,再重新開啟看板,而已經封存的列表或卡片,也可以透過看板選單的已封存的項目,將已封存的列表與卡片發送回原看板中。 列表的彈性運用 通常專案中可能會有待決議或無法明確區分處理狀態的工作,因此其工作卡片可能無法從處理中狀態到處理完成狀態,因此可以再建立一個追蹤與變更(Tracking & Change)列表,將無法完全處理好且需要進一步討論的工作卡片放置其中,待處理完成後再移動到Done列表,表示工作項目確實完成。也就是說,列表的功能可以依據組織的需求來規劃,找出對團隊協作最佳的運用方式。 透過Power-up擴充看板的功能 Trello有一個很有趣的功能,就是Power-up(強化功能),是一些由Trello官方或第三方軟體商所開發的程式,可以和Trello整合,擴充Trello原本的功能,來達到特定的目的,例如可以和通訊平台Slack結合、可以和Google雲端目錄結合、可以和Github結合等。 以下介紹幾種我們團隊常用的強化功能: Google Drive 可以在卡片中附加整個Google雲端目錄,或是雲端目錄中的檔案,在卡片中呈現目錄的內容,並可以直接連結至該目錄(應該再也不會有團隊成員說找不到檔案了,都直接在卡片中呈現還給你連結了…) 自訂欄位 可以在卡片中新增核取方塊、日期、下拉式選單、數字、文字這五種類型的欄位,讓卡片能夠呈現更多的資訊。 行事曆 將卡片以常見的行事曆模式來呈現,可以幫助釐清工作項目之間的排程關係。 善用Trello工具可以幫助團隊專案協作更為順暢 以上的初步說明,是我們團隊在進行專案協作的實務經驗,透過Trello這樣的協作工具,可以幫助專案管理與團隊協作達到以下的效益: 使專案範疇更為明確:透過Trello看板視覺化的資訊呈現,可以清楚的列出要完成專案的各項工作任務,有助於明確定義專案的範疇。讓專案的資訊更加透明:團隊成員共用的Trello資訊看板,能夠將所有專案進行的資訊彙整在同一處,讓專案進行的所有資訊保持透明,當彼此所做的事情越透明,則團隊的協作就會更順暢。讓專案的處理狀態更為清晰:透過工作項目在Trello列表中的進度呈現,能夠讓權責人員了解整體專案進展與處理狀況,就可以因應專案的情況來進行適時的管制,確保專案的進度能持續推進。讓專案執行的歷程更容易留存:像Trello這樣的數位化的工具能夠及時保存團隊協作的資訊與資料等歷程,妥善的留存下,可以成為團隊的數位流程資產,成為日後運用在其他專案的範本。更容易管理組織內的任務:Trello平台集合了任務與工作管理、專案管理、知識管理、目標管理等各種管理方法皆能妥善運用的功能,有助於組織因應本身的任務需求來運用,透過團隊的創意與默契來呈現不同的運用情景,可以更容易的幫助組織管理內部的各項任務、工作與作業。 綜合以上,像Trello這樣的好工具,你的團隊能不用嗎!如有任何組織運用Trello的創新想法,都歡迎與我交流喔!

專案管理神器-Trello,可用來執行小型專案管理的超實用工具

用對工具,執行專案就能事半功倍 不知道大家有沒有過這種經驗?明明是一個團隊,需要一起執行一項專案,但是專案所需要的資源或是產出,只能用email寄來寄去,而每項工作的指派與進度,也是用一份word或excel紀錄(甚至不只一份檔案…),然後再持續更新,但是檔案中其實也看不出專案的進程,以及實際執行中的情況… 相信在中小企業工作過的大家應該都能體會專案協作有多麼困難…至少以路瑟所在的傳統產業來說,常常會碰到下列情況,例如一件案子,到底有多少作業需要執行(範疇不明),是指派給誰去執行(權責不分),然後執行的進度如何(沒有紀錄與回報機制),要產出甚麼成果(標的不明),而檔案與文件要如何共享(沒有資源共享概念)….通常大家的直覺都是用email把這些資訊寄過來寄過去,但後果通常是案子越做越亂,大家越做越火而已…而更進階的作法可能就是用google drive和google文件等,也能達到檔案資源共享,以及將專案的人、事、物等資訊文件化的作用,但其實還是不夠直觀,對於專案進度的掌控也無法達到較為全面的控管,然後好不容易拚完案子結案後就像船過水無痕XD(沒有知識管理觀念),下次再遇到類似專案,又從頭來過,甚麼步驟甚麼流程都忘了好像沒發生過…徒增人員的疲累與資源的浪費… 現在介紹給大家一個相當實用的專案協作工具,一個可以讓團隊發揮各種創意的協同作業平台,相信大家應該都有聽過這套工具,甚至也有接觸過了,但在介紹工具之前,先來了解一下什麼是專案,以及什麼是專案管理。 只要還在工作,就該知道的專案管理概念 專案與專案管理的定義 所謂專案,是由一群相關聯的任務所組成,為了產出獨一無二的成果而作的暫時性努力,有明確的起始時間,也會在資源有限的情況下進行,大部分專案都是為了產出永久性的成果,例如一種產品、服務或狀態。 而專案管理是利用各種知識、工具、技術等,讓專案能如期、如質、如預算的達到專案目標需求。 所以這樣看來…其實人生也是一個專案。 人生會面臨執行各種任務,達到各種需求目標,並且有明確的起始,而且都在資源有限的情況下進行,然後你過著怎樣的人生,你就會有對應的結果產出,這和專案的定義不是不謀而合嗎? 所以如何讓人生照著自己的目標前進,產生自己期望的成果,就需要透過各種程序與方法來進行,例如學習、體驗、冒險等活動,當然人生總不會照著自己的意思走,所以就會有風險的概念,就會需要有各種的fallback機制,這根本就可以視為是人生的專案管理了! 唉唉…扯遠了~ 那了解什麼是專案後,我們再來了解專案管理當中幾個重要的觀念。 專案管理流程群組 專案從開始到結束,會經歷起始、規劃、執行、監控、結案的階段,每個階段會有多個活動需執行,總稱為流程群組,簡單來說這五個流程群組包含: 起始階段要確認專案是不是有取得資源投入與支持的承諾,確認有誰需要參與其中;規劃階段要確認需求,要做哪些事(什麼該做什麼不該做),作業的先後順序,誰來做,要做到怎樣的程度,要花多少成本,大家要怎麼協同作業與溝通,可能會遇到什麼風險,要如何應對風險,以及需要採購何種資源等;執行階段是依據規劃來執行各項作業,並與利害關係人持續溝通協調以滿足需求目標;監控階段是專案執行中如何照著規畫來確保專案的結果不會偏離範疇,若有差距則須採取適當的應變行動;結案階段是進行專案相關人員之處理、文件歸檔、成果移轉、知識管理等作業。                                                …

寫作是一段自我覺察的旅程,但第一步要先從克服心魔開始

心魔,就是阻礙自己擴張與超越的那道障礙。寫作,是自己長久以來最想做的事,但也是最困難的事。 寫作,是在網路自媒體發達時代下一定要做的事情 自己從三年前就想要開始寫寫東西了。一方面是想紀錄自己的生活,分享自己的知識與學習心得,另外一方面是想親自驗證,人們都在說的建立自媒體,打造自我品牌等的事業,都建議從寫作開始,透過建立數位資產來擴散影響力,創造內容變現的機會,或是展現自己的專業,讓自己更容易被伯樂看見,使職涯道路更寬廣。這件大家都知道怎麼做,大家也都在做的事情,自己是否也能實踐? 有很多的實例可以證明,透過寫作,真的可以建立自己的媒體渠道,打造出個人的自媒體品牌,進而開創多元的收入管道並累積名聲,坊間許多的書籍、課程,都建議從寫作開始,在網路上累積人氣與聲量,直到成為某方面的意見領袖,就可以打造多元的收入管道;而很多線上知名的部落客、作家等,都可以驗證這樣的模式是可行的,也是最穩健的創業道路之一。 除了文字寫作,只要能夠透過數位工具來創作出內容,例如圖像、音訊、影片、課程等,都可以算是自媒體的範疇,所以現在才有這麼多的名詞,例如部落客、youtuber、網紅、斜槓等,現在社群媒體發達,Facebook、Instagram、Medium、Youtube 等平台都可以成為自媒體的渠道,現在這年代哪個人沒有社群媒體的帳號,有的人用來記錄每天生活大小事,有的人用來發表長篇大論闡述觀點,所以寫作這件事情,不愁沒有平台可以發表,反而是如何評估平台的取向、要產出甚麼內容、怎麼產出內容,才是最需要克服的問題。 就以自己來說,我就覺得寫作是一件非常困難的事情,就算自己有心想做,但始終無法克服內心的障礙,就甚麼都開始不了。我認為寫作對我來說,是一段自我覺察的旅程,但這個旅程要啟動,就須要先克服自己的心魔… 心魔之一,寫作要用哪個平台?要自己架設網站嗎? 相信現在每個人都有社群帳號,經營好多個社群平台,只要穩定的產出內容,不管是文字、影片、圖像等,透過社群平台的高流量,如果也懂一些曝光的技巧,通常都能達到蠻好的擴散效應,進而累積一群粉絲或追隨者。但社群平台也很像毒品,當你一直依賴著它,使用它所提供的各種好用功能,就算你在社群平台上累積了非常多的追隨者,哪天社群平台的經營模式改變、營運方針改變,難保你所累積的數位資產不會受到影響。 就以 Facebook 來說,當年 Facebook 對品牌經營者來說根本是個神器,透過好內容觸及廣大的粉絲,擴散效應之大,也讓品牌商享用了一段社群紅利發達的時期,但後來 Facebook 改變了演算法,畢竟Facebook還是一個須要養很多人的商業體,俗話說免費的最貴,當內容的觸及率大降之後,馬克·祖克柏的盤算就是要你們這些品牌主花錢買廣告了… 另外一個例子是 LINE@,現在稱為LINE官方帳號,也就是俗稱的 LINE@2.0 版,過去透過 LINE 的群發訊息功能,可以即時有效的將訊息內容發送給所有的粉絲,有非常好的擴散成效,但現在LINE的收費機制改變,以訊息發布則數來計費,等於你擁有越多粉絲,發送一次訊息的成本就暴增,因此也聽聞有一些品牌主開始跳槽到有近似功能的平台,例如 Telegram 之類的…但難保這 Telegram 未來是不是也有可能變成 Telegram 2.0 呢? 那免費的部落格平台是否就不會有這類社群平台的情況呢?答案也是否定的,從無名小站關站,到天空部落改變經營方針等,這些例子也都告訴我們,不是你的終究不是你的,數位資產一夕之間化為烏有的可能性也很大…雖然這些平台可能會提供資料備份打包的服務,但畢竟要復原這些資料還是很麻煩啊… 以上的例子說明,依靠平台雖然可以在短期內得到平台效應所帶來的好處,但平台終究是走養、套、殺的經營模式,先用免費的方式吸引使用者,當使用者與平台黏著度開始提升時,使用者也嚐到平台所帶來的甜頭,因此就越來越離不開平台,然後平台開始改變收費機制或是營運模式,使用者迫於被平台好處所套牢的情況下就不得不付費,不然就是忍痛出走而失去長久以來所建立的數位資產與人流… 因此個人從一開始規劃要把內容放在哪裡的時候,第一個想到的就是于維暢老師常常在部落格或書中提及的,一定要擁有個人網站,而自己也是專案管理與數位行銷產業內的工作者,深知品牌擁有一個網站的重要性,才不會讓別人決定你的數位資產未來去留,因此就著手開始建置自己的網站,也因此踏入 WordPress 的坑… 所以第一步你須要克服的,就是找到適合的平台,最好是能夠建立一個自己的網站,因為只有網站才是完全屬於自己的數位資產,連國外的行銷大神 Neil Patel 在自己的網站中也說明了如何用部落格開啟一個線上事業,並且帶來豐厚獲利的可能性。因此,不需猶豫,想辦法學習如何建立網站的技術,或是找能夠幫你用最快速且最省錢方式建置網站的服務商,會是你要建立自我品牌渠道並開始累積數位資產的優先考量。 心魔之二,寫作要產出甚麼內容?有人會看嗎? 在網路的世界中,有寫就有機會,先寫的先贏。至於要寫甚麼,唯一的重點就是一定要寫自己真正想寫的,真正感興趣的事物。 就如上所言,寫作是一條漫長的旅程,沒有人一開始就是個能夠振筆疾書的作家,但至少運用文字把你生活中值得寫出來的事物記錄起來,應該人人都可以做得到,只要能夠養成習慣,寫自己想寫的內容,遲早都能把寫作這件事情當作生活的一部分。 而甚麼是自己想寫的內容,通常會採用的取材方向,個人粗略分為以下二種: 硬文:所謂硬文,就是針對特定族群的人所寫的內容,題材較為侷限,陳述的主題也比較嚴肅,例如財經專業文章、技術或教學文章、深入報導或分析等等的,通常會跟你所處的產業有連結,畢竟你可能是產業內的專業人士,就可以透過寫作來分享你在產業界的所見所聞或專業知識,強化你在業界的能見度。 軟文:就是任何人都能接受的主題,例如旅遊美食、心情抒發、親子家庭、開箱文等,這類的文章講求的是新奇、有趣、好玩、溫馨、感動等娛樂性的元素,通常可以吸引較多的流量,算是在寫作初期容易導流量的內容,但也因為進入門檻低,所以同類型主題的競爭者很多。當然,也可以融合上述兩者的特性,例如在寫技術文章的時候加入一些自己的心情抒發,或是開箱文融入一些專業知識等,也可以讓輕鬆的文章不失專業,或是專業的文章多點詼諧等效果,完全取決於個人如何構思寫作的策略了。 簡而言之,寫作的重點在於養成習慣,可以訂下期程規劃,規定自己多久要產出一篇文章或內容,而寫作的內容一定要是自己感興趣,真正想要寫的題材,這樣才不會淪為「為寫而寫」的處境。 另外對於非文字的內容,例如Podcast、影片等,也都只是文字內容的轉化而已,用不同的媒體形式來呈現,因此又多了一些前期取材規劃、後期製作剪輯等作業,就更加深了內容產製的門檻,可能就會讓產內容這件事情拖更久,不過這類型的內容反而更有投資的效益,因為現在的趨勢就是影音內容當道,值得你投入更多資源來產製這類型的內容。 心魔之三,寫作能不能堅持下去?何時才能看得到效益? 最後,可能要問自己,你想透過寫作來獲得甚麼?前面說到寫作是一段長期的旅程,唯有持之以恆,才有可能看得見效益,而這效益當然是由你自己來定義,例如想透過寫作被人看見,進而成為作家、知名部落客等,然後就有變現的管道,但有時候這件事情其實不是零到一的情況,不是做了甚麼,就有甚麼這樣的線性關係,俗話說有心栽花花不開,無意插柳柳成陰,人生常常有時候是一個偶然,甚麼時候會開花結果,甚至啥都沒有,是無法預料的。 但是,你如果不先做看看,又怎麼會有累積,又怎麼知道結果呢?因此,如上所述,寫作這件事情就是要持之以恆,養成習慣固定產出,去累積你的數位資產,然後讓這件事情變成興趣,有熱忱你就會一直進行下去,直到你周圍發出光芒…不是,是用熱忱支持你持續前進,確保你不會半途而廢,終究,在網路世界,你走過的必定會留下痕跡,如果Google是一間圖書館,它一定會把你的這些書放進他的館藏的。之後若有人開始以自身的需求在網路上找答案,可能是要解決某種問題、可能是想要加減看些東西放鬆、可能是要找到某個領域的專家等,如果你有能力在寫作的同時又擁有數位行銷的知識與技巧,透過SEO或是投放數位廣告的方式,都可以讓你所累積的數位資產曝光在可能對你有興趣的人面前,透過你所產出的內容解決他們的問題,進而累積粉絲/觀眾/追隨者,從累積到收成,這是一條漫長的路,也是一場不需豪賭的微型創業,也是一份可能會改變人生的志業或事業… 最後,這是個人部落格的第一篇文章,也就是說我正在寫作的路上開始邁進,追隨著眾多的前人,也期望能夠過寫作這件事情,讓自己的人生有所改變與出現轉機,就將這篇文章標上”寫作練習”的標籤吧!日後才能回首,時時提醒自己當初的初衷! 宅爹諾曼,寫作見習生Lv.1的旅程正式展開!

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