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Trello是什麼？
Trello是一個直覺化的團隊協同作業平台，可讓團隊在共同執行專案時靈活的瀏覽專案全貌、溝通互動、指派工作與追蹤進度，將作業歷程、文件、檔案與訊息等資訊整合，形成一個團隊共享的資訊看板，讓團隊的協作過程更為順暢。
如何申請Trello
進入 https://trello.com/ ，點選立即註冊，進入註冊頁面填寫資料，也可使用其他線上服務的帳號註冊，之後使用所註冊的電子郵件與密碼(或其他線上服務帳號)即可登入。
Trello基本操作觀念
可先瀏覽 https://trello.com/zh-Hant/guide ，即可了解Trello基本操作觀念。如果要靈活的使用Trello，最主要需先了解工作區、看板、列表、卡片等Trello運作元素的定義與基本操作。
工作區
工作區代表的是一個團隊的共同協作空間，工作區裡會有成員，指的是Trello的使用者，個人也可以是一個工作區，本身就是工作區的成員，付費版的Trello是以工作區中的成員數量來計費，因此要使用Trello，就必須先有一個Trello帳戶，再建立工作區，並把相關使用者加入工作區成員，工作區是用來管理Trello資料的上層架構，有工作區才能建立後續的看板、列表、卡片等資料。如果是人數眾多的組織，可以使用Enterprise方案，就可以用組織的層級再細分其他的工作區。
看板
看板是Trello資料呈現的集中處，用來組織列表與卡片等元素。看板可以視為一個專案或一個待完成的目標，或只是一個單純的資訊版，在看板中會包含列表，列表中會包含卡片，透過看板中的列表與卡片資料，可以一目了然目前成員們在這個看板上協同作業的情況。
列表
列表就是清單，清楚列出項目，而列表內的項目稱為卡片。列表的運用可以是工作流程的區分，例如專案處理進度，或是特定資料的分類，例如不同部門的任務、不同想法的紀錄等，透過列表，讓資訊有條理且井然有序的呈現。
卡片
Trello的主要管控元素，可作為工作、任務、資訊等之紀錄單位，卡片中有各種功能，例如成員指派、待辦清單、截止日期、附加檔案、評論等，可以彙整各種資訊，當卡片在各個列表間移動，可幫助使用者明瞭專案或目標的處理狀態。
如何用Trello進行專案管理
專案，就是集合一群人在有限的資源內完成一個目標，產出某種有形或無形的交付物，專案管理就是透過知識、工具與技術的應用，讓專案能夠如期如質如預算的達成目標。
因此我們可以透過Trello這樣的協作工具，協助專案團隊妥善定義要完成專案目標的人、事、時、地、物等資訊，也就是要完成目標需要做哪些事/要產出甚麼(What)、由誰來做(Who)、何時要完成(When)、要如何交付/在哪裡交付(How/Where)等，以下說明Trello運用於小型專案管理的使用情境。
建立工作空間
首先建立一個工作空間，並在工作空間中加入成員。
建立專案看板
定義一個專案，並在工作空間中為該專案建立一個看板，再將相關成員加入看板中。例如公司的品牌官網需要建置，就會形成一個專案。
建立列表
在該專案看板中，依據專案需求，建立相關列表，以專案管理來說，列表就可以用來呈現工作項目的處理狀態。
先建立一個專案資料列表(Project List)，用來放置跟專案相關的資訊與共用資源，可讓專案成員檢視專案的緣起、假設與限制、必要資訊的揭露、共用的檔案資料等。
再依據專案處理流程建立列表，例如待辦列表(To Do List)、處理中列表(Doing List)、處理完成列表(Done List)。
建立卡片
在專案資料列表中，可以依據專案資訊揭露的需求，建立對應的專案相關資訊卡片，以記錄專案的緣起、說明、共用表單與檔案等。
依據專案管理的知識概念，以「交付標的」為導向建立工作分解結構(Work Breakdown Structure)，定義出主要工作項目，而這些工作項目就可以用卡片來呈現，也就是說，工作卡片是用來管理與監控專案任務的最小管控元件，例如網站建置專案中，會有規劃、設計、開發、測試等各項工作，就對應到各個工作卡片。
在待辦列表中建立上述主要工作項目的卡片，如此就可以初步定義出這個專案的範疇(要做哪些事)，也就是當專案最終完成時，需要完成的工作項目有哪些，或是產出物包含哪些。
在專案管理情境中的卡片操作
在每個工作卡片中，可以進行下列操作：
新增描述
建立該項工作的基本執行說明，讓被指派該項工作的成員了解如何處理工作項目。
新增成員
將該項工作指派給成員，呈現工作項目的權責。
新增日期
標示該項工作從何時開始，在何時完成。有設定日期的卡片，可以在即將到期的時候發送提醒信件給團隊成員。
新增標籤
標示該項工作的特殊狀況，例如重要程度、優先順序等，可新增多個標籤。
新增待辦清單
工作項目卡片中可以再建立待辦清單，呈現完成該項工作需要進行的細部作業/步驟/流程等活動，或是呈現該項工作完成後的交付品項，待辦清單可以建立多組，如果是使用Trello付費版，清單項目可以指派給成員，並且標示完成日期，讓該工作的進度能有更細部的管控。例如網站設計這項工作，可能會包含各種頁面與圖像的設計，就可以使用待辦清單來列出項目，呈現更為清楚明確的工作進度。
新增附件
可將電腦中或雲端硬碟中的檔案，連結或是其他卡片附加到該卡片，可當作該項工作處理時需用到的資源，該工作完成時需要產出的交付標的(檔案或資料)，或是單純的資料關聯。Trello免費版本電腦中的附加檔案限制1MB以下，因此建議使用雲端硬碟來附加檔案。
新增評論
成員可對該卡片進行評論，可用在進度報告、狀況回報、提醒、討論等各種目的，也可在評論中提及成員、增加附件與增加其他卡片等，形成該項工作處理的資訊匯流處。
在列表中移動卡片
透過將工作卡片在列表中移動，視覺化的呈現工作項目的處理狀態，例如當自己的工作要開始處理時，將指派給自己的工作卡片從To Do列表移動到Doing列表，工作處理完成後，再將卡片移動到Done列表，讓相關權責人員掌握工作項目的進度，透過看板即可綜覽整個專案的狀態。
Trello的其他相關設定與應用
建立看板範本
在建立完上述的專案看板後，還未開始進行工作流程之前，可使用看板功能選單的複製看板功能，將該看板複製出來，重新命名為「專案樣板」，當中已包含必要的列表、卡片等，以作為日後進行類似專案所用。如果是使用付費版，就可以直接使用製作範本的功能來達成上述目的。
列表的複製與移動
看板中的列表，可開啟列表動作功能，進行複製與移動，複製列表會將該列表重新命名後複製到原看板中；移動列表可選擇將該列表移動到哪個看板、第幾個位置(由看板左方開始算起)。
卡片的複製與移動
列表中的卡片，可以開啟卡片動作功能，進行複製與移動，複製卡片可將該卡片重新命名，並選擇是否要保存原有的標籤與待辦清單，並選擇要複製到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)；移動卡片可選擇要將該卡片移動到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)。
追蹤功能
成員可以使用看板功能選單追縱看板、使用列表功能表中的”立即觀看”來追蹤列表，以及卡片功能表中的”追蹤”功能來追蹤卡片，一旦有人更新看板、列表或卡片內容，Trello版面上的通知欄會以紅色警示，並能以Email通知，以掌握專案的狀況。
關閉看板、封存列表或卡片
對於已經處理完成的專案，可以透過關閉看板，將該看板從目前的工作空間中移除(看不到該看板，但仍存在於Trello工作空間中)，而該看板中已經不需要呈現的列表或卡片，可以透過封存列表、封存卡片，將不再使用的列表與卡片放置於該看板的已封存項目中。
日後若有看板需要重新啟用的情況，可以利用看板功能選單來查看已關閉的看板，再重新開啟看板，而已經封存的列表或卡片，也可以透過看板選單的已封存的項目，將已封存的列表與卡片發送回原看板中。
列表的彈性運用
通常專案中可能會有待決議或無法明確區分處理狀態的工作，因此其工作卡片可能無法從處理中狀態到處理完成狀態，因此可以再建立一個追蹤與變更(Tracking & Change)列表，將無法完全處理好且需要進一步討論的工作卡片放置其中，待處理完成後再移動到Done列表，表示工作項目確實完成。也就是說，列表的功能可以依據組織的需求來規劃，找出對團隊協作最佳的運用方式。
透過Power-up擴充看板的功能
Trello有一個很有趣的功能，就是Power-up(強化功能)，是一些由Trello官方或第三方軟體商所開發的程式，可以和Trello整合，擴充Trello原本的功能，來達到特定的目的，例如可以和通訊平台Slack結合、可以和Google雲端目錄結合、可以和Github結合等。
以下介紹幾種我們團隊常用的強化功能：
Google Drive
可以在卡片中附加整個Google雲端目錄，或是雲端目錄中的檔案，在卡片中呈現目錄的內容，並可以直接連結至該目錄(應該再也不會有團隊成員說找不到檔案了，都直接在卡片中呈現還給你連結了…)
自訂欄位
可以在卡片中新增核取方塊、日期、下拉式選單、數字、文字這五種類型的欄位，讓卡片能夠呈現更多的資訊。
行事曆
將卡片以常見的行事曆模式來呈現，可以幫助釐清工作項目之間的排程關係。
善用Trello工具可以幫助團隊專案協作更為順暢
以上的初步說明，是我們團隊在進行專案協作的實務經驗，透過Trello這樣的協作工具，可以幫助專案管理與團隊協作達到以下的效益：
- 使專案範疇更為明確：透過Trello看板視覺化的資訊呈現，可以清楚的列出要完成專案的各項工作任務，有助於明確定義專案的範疇。
- 讓專案的資訊更加透明：團隊成員共用的Trello資訊看板，能夠將所有專案進行的資訊彙整在同一處，讓專案進行的所有資訊保持透明，當彼此所做的事情越透明，則團隊的協作就會更順暢。
- 讓專案的處理狀態更為清晰：透過工作項目在Trello列表中的進度呈現，能夠讓權責人員了解整體專案進展與處理狀況，就可以因應專案的情況來進行適時的管制，確保專案的進度能持續推進。
- 讓專案執行的歷程更容易留存：像Trello這樣的數位化的工具能夠及時保存團隊協作的資訊與資料等歷程，妥善的留存下，可以成為團隊的數位流程資產，成為日後運用在其他專案的範本。
- 更容易管理組織內的任務：Trello平台集合了任務與工作管理、專案管理、知識管理、目標管理等各種管理方法皆能妥善運用的功能，有助於組織因應本身的任務需求來運用，透過團隊的創意與默契來呈現不同的運用情景，可以更容易的幫助組織管理內部的各項任務、工作與作業。
綜合以上，像Trello這樣的好工具，你的團隊能不用嗎！如有任何組織運用Trello的創新想法，都歡迎與我交流喔！
