專案進度不了解?專案卡住了嗎?團隊協作不順嗎?簡單說明如何運用Trello做專案管理的小技巧吧!

Trello是什麼?

Trello是一個直覺化的團隊協同作業平台,可讓團隊在共同執行專案時靈活的瀏覽專案全貌、溝通互動、指派工作與追蹤進度,將作業歷程、文件、檔案與訊息等資訊整合,形成一個團隊共享的資訊看板,讓團隊的協作過程更為順暢。

如何申請Trello

進入 https://trello.com/ ,點選立即註冊,進入註冊頁面填寫資料,也可使用其他線上服務的帳號註冊,之後使用所註冊的電子郵件與密碼(或其他線上服務帳號)即可登入。

Trello 的首頁

Trello 的註冊帳號功能

Trello基本操作觀念

可先瀏覽 https://trello.com/zh-Hant/guide ,即可了解Trello基本操作觀念。如果要靈活的使用Trello,最主要需先了解工作區、看板、列表、卡片等Trello運作元素的定義與基本操作。

Trello 的線上說明區

工作區

工作區代表的是一個團隊的共同協作空間,工作區裡會有成員,指的是Trello的使用者,個人也可以是一個工作區,本身就是工作區的成員,付費版的Trello是以工作區中的成員數量來計費,因此要使用Trello,就必須先有一個Trello帳戶,再建立工作區,並把相關使用者加入工作區成員,工作區是用來管理Trello資料的上層架構,有工作區才能建立後續的看板、列表、卡片等資料。如果是人數眾多的組織,可以使用Enterprise方案,就可以用組織的層級再細分其他的工作區。

Trello 的工作區

看板

看板是Trello資料呈現的集中處,用來組織列表與卡片等元素。看板可以視為一個專案或一個待完成的目標,或只是一個單純的資訊版,在看板中會包含列表,列表中會包含卡片,透過看板中的列表與卡片資料,可以一目了然目前成員們在這個看板上協同作業的情況。

Trello 的看板

列表

列表就是清單,清楚列出項目,而列表內的項目稱為卡片。列表的運用可以是工作流程的區分,例如專案處理進度,或是特定資料的分類,例如不同部門的任務、不同想法的紀錄等,透過列表,讓資訊有條理且井然有序的呈現。

Trello 的列表

卡片

Trello的主要管控元素,可作為工作、任務、資訊等之紀錄單位,卡片中有各種功能,例如成員指派、待辦清單、截止日期、附加檔案、評論等,可以彙整各種資訊,當卡片在各個列表間移動,可幫助使用者明瞭專案或目標的處理狀態。

Trello 的卡片

如何用Trello進行專案管理

專案,就是集合一群人在有限的資源內完成一個目標,產出某種有形或無形的交付物,專案管理就是透過知識、工具與技術的應用,讓專案能夠如期如質如預算的達成目標。

因此我們可以透過Trello這樣的協作工具,協助專案團隊妥善定義要完成專案目標的人、事、時、地、物等資訊,也就是要完成目標需要做哪些事/要產出甚麼(What)、由誰來做(Who)、何時要完成(When)、要如何交付/在哪裡交付(How/Where)等,以下說明Trello運用於小型專案管理的使用情境。

建立工作空間

首先建立一個工作空間,並在工作空間中加入成員。

Trello 建立工作空間功能
Trello 邀請成員加入工作空間

建立專案看板

定義一個專案,並在工作空間中為該專案建立一個看板,再將相關成員加入看板中。例如公司的品牌官網需要建置,就會形成一個專案。

Trello 建立看板功能

建立列表

在該專案看板中,依據專案需求,建立相關列表,以專案管理來說,列表就可以用來呈現工作項目的處理狀態。

先建立一個專案資料列表(Project List),用來放置跟專案相關的資訊與共用資源,可讓專案成員檢視專案的緣起、假設與限制、必要資訊的揭露、共用的檔案資料等。

再依據專案處理流程建立列表,例如待辦列表(To Do List)、處理中列表(Doing List)、處理完成列表(Done List)。

Trello 建立列表功能

建立卡片

在專案資料列表中,可以依據專案資訊揭露的需求,建立對應的專案相關資訊卡片,以記錄專案的緣起、說明、共用表單與檔案等。

依據專案管理的知識概念,以「交付標的」為導向建立工作分解結構(Work Breakdown Structure),定義出主要工作項目,而這些工作項目就可以用卡片來呈現,也就是說,工作卡片是用來管理與監控專案任務的最小管控元件,例如網站建置專案中,會有規劃、設計、開發、測試等各項工作,就對應到各個工作卡片。

在待辦列表中建立上述主要工作項目的卡片,如此就可以初步定義出這個專案的範疇(要做哪些事),也就是當專案最終完成時,需要完成的工作項目有哪些,或是產出物包含哪些。

Trello 建立卡片功能

在專案管理情境中的卡片操作

在每個工作卡片中,可以進行下列操作:

新增描述

建立該項工作的基本執行說明,讓被指派該項工作的成員了解如何處理工作項目。

Trello 卡片描述功能

新增成員

將該項工作指派給成員,呈現工作項目的權責。

Trello 卡片成員功能

新增日期

標示該項工作從何時開始,在何時完成。有設定日期的卡片,可以在即將到期的時候發送提醒信件給團隊成員。

Trello 卡片日期功能

新增標籤

標示該項工作的特殊狀況,例如重要程度、優先順序等,可新增多個標籤。

Trello 卡片標籤功能

新增待辦清單

工作項目卡片中可以再建立待辦清單,呈現完成該項工作需要進行的細部作業/步驟/流程等活動,或是呈現該項工作完成後的交付品項,待辦清單可以建立多組,如果是使用Trello付費版,清單項目可以指派給成員,並且標示完成日期,讓該工作的進度能有更細部的管控。例如網站設計這項工作,可能會包含各種頁面與圖像的設計,就可以使用待辦清單來列出項目,呈現更為清楚明確的工作進度。

Trello 待辦清單功能

新增附件

可將電腦中或雲端硬碟中的檔案,連結或是其他卡片附加到該卡片,可當作該項工作處理時需用到的資源,該工作完成時需要產出的交付標的(檔案或資料),或是單純的資料關聯。Trello免費版本電腦中的附加檔案限制1MB以下,因此建議使用雲端硬碟來附加檔案。

Trello 卡片附件功能

新增評論

成員可對該卡片進行評論,可用在進度報告、狀況回報、提醒、討論等各種目的,也可在評論中提及成員、增加附件與增加其他卡片等,形成該項工作處理的資訊匯流處。

Trello 卡片評論功能

在列表中移動卡片

透過將工作卡片在列表中移動,視覺化的呈現工作項目的處理狀態,例如當自己的工作要開始處理時,將指派給自己的工作卡片從To Do列表移動到Doing列表,工作處理完成後,再將卡片移動到Done列表,讓相關權責人員掌握工作項目的進度,透過看板即可綜覽整個專案的狀態。

Trello的其他相關設定與應用

建立看板範本

在建立完上述的專案看板後,還未開始進行工作流程之前,可使用看板功能選單的複製看板功能,將該看板複製出來,重新命名為「專案樣板」,當中已包含必要的列表、卡片等,以作為日後進行類似專案所用。如果是使用付費版,就可以直接使用製作範本的功能來達成上述目的。

複製Trello看板為範本看板

列表的複製與移動

看板中的列表,可開啟列表動作功能,進行複製與移動,複製列表會將該列表重新命名後複製到原看板中;移動列表可選擇將該列表移動到哪個看板、第幾個位置(由看板左方開始算起)。

Trello 複製與移動列表功能

卡片的複製與移動

列表中的卡片,可以開啟卡片動作功能,進行複製與移動,複製卡片可將該卡片重新命名,並選擇是否要保存原有的標籤與待辦清單,並選擇要複製到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起);移動卡片可選擇要將該卡片移動到哪個看板、哪個列表、第幾個位置(由列表上方開始算起)。

Trello 複製與移動卡片功能

追蹤功能

成員可以使用看板功能選單追縱看板、使用列表功能表中的”立即觀看”來追蹤列表,以及卡片功能表中的”追蹤”功能來追蹤卡片,一旦有人更新看板、列表或卡片內容,Trello版面上的通知欄會以紅色警示,並能以Email通知,以掌握專案的狀況。

Trello 追蹤卡片功能

關閉看板、封存列表或卡片

對於已經處理完成的專案,可以透過關閉看板,將該看板從目前的工作空間中移除(看不到該看板,但仍存在於Trello工作空間中),而該看板中已經不需要呈現的列表或卡片,可以透過封存列表、封存卡片,將不再使用的列表與卡片放置於該看板的已封存項目中。

日後若有看板需要重新啟用的情況,可以利用看板功能選單來查看已關閉的看板,再重新開啟看板,而已經封存的列表或卡片,也可以透過看板選單的已封存的項目,將已封存的列表與卡片發送回原看板中。

Trello 關閉看板與封存列表功能
Trello 封存卡片功能

列表的彈性運用

通常專案中可能會有待決議或無法明確區分處理狀態的工作,因此其工作卡片可能無法從處理中狀態到處理完成狀態,因此可以再建立一個追蹤與變更(Tracking & Change)列表,將無法完全處理好且需要進一步討論的工作卡片放置其中,待處理完成後再移動到Done列表,表示工作項目確實完成。也就是說,列表的功能可以依據組織的需求來規劃,找出對團隊協作最佳的運用方式。

Trello可依需求建立各種專案流程列表

透過Power-up擴充看板的功能

Trello有一個很有趣的功能,就是Power-up(強化功能),是一些由Trello官方或第三方軟體商所開發的程式,可以和Trello整合,擴充Trello原本的功能,來達到特定的目的,例如可以和通訊平台Slack結合、可以和Google雲端目錄結合、可以和Github結合等。

Trello 強化功能
Trello 強化功能區

以下介紹幾種我們團隊常用的強化功能:

Google Drive

可以在卡片中附加整個Google雲端目錄,或是雲端目錄中的檔案,在卡片中呈現目錄的內容,並可以直接連結至該目錄(應該再也不會有團隊成員說找不到檔案了,都直接在卡片中呈現還給你連結了…)

Trello 強化功能 Google Drive power-up

自訂欄位

可以在卡片中新增核取方塊、日期、下拉式選單、數字、文字這五種類型的欄位,讓卡片能夠呈現更多的資訊。

Trello 強化功能 自訂欄位power-up

行事曆

將卡片以常見的行事曆模式來呈現,可以幫助釐清工作項目之間的排程關係。

Trello 強化功能 行事曆power-up

善用Trello工具可以幫助團隊專案協作更為順暢

以上的初步說明,是我們團隊在進行專案協作的實務經驗,透過Trello這樣的協作工具,可以幫助專案管理與團隊協作達到以下的效益:

  • 使專案範疇更為明確:透過Trello看板視覺化的資訊呈現,可以清楚的列出要完成專案的各項工作任務,有助於明確定義專案的範疇。
  • 讓專案的資訊更加透明:團隊成員共用的Trello資訊看板,能夠將所有專案進行的資訊彙整在同一處,讓專案進行的所有資訊保持透明,當彼此所做的事情越透明,則團隊的協作就會更順暢。
  • 讓專案的處理狀態更為清晰:透過工作項目在Trello列表中的進度呈現,能夠讓權責人員了解整體專案進展與處理狀況,就可以因應專案的情況來進行適時的管制,確保專案的進度能持續推進。
  • 讓專案執行的歷程更容易留存:像Trello這樣的數位化的工具能夠及時保存團隊協作的資訊與資料等歷程,妥善的留存下,可以成為團隊的數位流程資產,成為日後運用在其他專案的範本。
  • 更容易管理組織內的任務:Trello平台集合了任務與工作管理、專案管理、知識管理、目標管理等各種管理方法皆能妥善運用的功能,有助於組織因應本身的任務需求來運用,透過團隊的創意與默契來呈現不同的運用情景,可以更容易的幫助組織管理內部的各項任務、工作與作業。

綜合以上,像Trello這樣的好工具,你的團隊能不用嗎!如有任何組織運用Trello的創新想法,都歡迎與我交流喔!

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