疫情影響下,如何運用Trello管理遠端工作團隊與協同作業

疫情現況造成工作型態改變,你的組織準備好數位轉型了嗎?

從2020一整年度到2021的上半年,全球籠罩在新冠肺炎的疫情影響中,迫使許多的企業組織不得不改變營運模式與組織運作型態,以面對這波疫情帶來的巨大挑戰。

而這波疫情不但影響了各種企業組織的日常營運,連你我這樣的職場工作者也不得不改變平時的工作型態,從國外開始流行的遠端工作制度,也因為這段時期以來的疫情加劇,有越來越多的企業組織開始採用這樣的遠端工作型態。

不過個人淺見認為,並不是每個企業組織都適合讓員工遠端工作,原因在於這樣的制度有賴於組織內部的營運流程是否有高度的數位化,組織的數位文化是否完整,以及組織成員是否具備對應的技術能力與思維等,這也反映了企業組織在數位轉型層面的成熟度。

數位轉型指的是將數位科技運用在組織內部各項營運流程中,藉以提升組織運作效能、發掘新的商業模式或提升顧客價值,但如果企業組織無法將數位科技全面性且妥善的運用在上述層面,那貿然採用遠端工作模式,可能會造成組織營運上產生更多問題。

因此當企業組織思考如何因應疫情而採用遠端工作模式時,可以藉機盤點組織內部在數位轉型過程中,具備哪些條件與資源,才能有效評估該採用何種方式與實行程度為何。如要了解組織在數位轉型的狀態下,是否能支援相當程度的遠端工作模式,我建議可以從下列幾個面向評估:

  1. 策略與管理面:從組織目前面臨到數位轉型情況的對應策略為何、組織架構如何因應管理方式改變而調整、管理階層是否具備足夠的數位化思維、營運作業流程如何優化、顧客價值鏈如何傳遞等,從整體由上而下的盤點現況與資源,總體評估組織的數位化程度是否足以支援遠端工作。
  2. 組織文化面:新型態制度或規範的導入,通常對組織內部會產生震盪,從初期到成熟期,這段陣痛期的長短與劇烈程度,通常可以透過組織文化面的表現來評估,如果組織內充滿了創新與勇於嘗試的文化氛圍,甚至是已經培養出相當深入的數位文化,則相較於固守舊思維又不願意改變的保守型組織文化,相信推動數位轉型的阻礙會降低許多。
  3. 人才能力面:組織推動數位轉型的結果,取決於相關人才與能力的支援程度,如果組織內多數的成員都擁有資訊科技相關的技術能力與能夠完成任務的硬技能,並結合團隊合作、溝通協調、創新進取、管理治理的軟技能,擁有這些能力的人才,將會與組織推動數位轉型的方向一致,數位轉型的結果也能夠比較符合期望。
  4. 工具應用面:組織數位轉型過程中,勢必需要投資相關的資訊科技工具,除了傳統的文書作業工具、ERP與CRM系統等,還有其他數位生產力工具、專案管理平台、數位行銷渠道、雲端服務、巨量資料分析工具、工作流程自動化工具、AI/機器學習應用等,都需要去評估與了解這些工具的導入是否能幫助優化組織內部營運流程、改善工作效能、提升顧客體驗等,也需要考慮導入這些工具的同時,是否能與組織現有的內部工具做到完善的整合,將工具的使用效益反映在營運流程中。
  5. 資料洞察面:數位轉型是一個組織運作型態持續革新的過程,在這個過程中會持續產生相關的數據,例如工作執行的歷程、訊息溝通歷程、顧客資料、營運資料、銷售資料等,這些珍貴的資料都是持續優化數位轉型過程的重要參考,因此組織需要評估如何利用適當的方法或工具,來幫助彙整這些資料以獲得洞察,並運用來優化整體數位轉型過程。

如果上述的幾個評估面向,都能達到正向的回饋,則組織在推行遠端工作也會更為順暢,對於營運面的支援程度也較高,衝擊程度也較小。接下來,如果組織的數位轉型程度足以支援遠端工作型態,那當團隊成員皆散布各地時,要如何有效的管理呢?我們可以透過以下幾個要素來進行。

管理遠端工作團隊的要素有哪些?

以我所處的產業為例,我們是為客戶提供資訊系統建置、品牌形象建構的行銷顧問公司,透過資訊科技為客戶的品牌內容賦能,建構全網行銷渠道,因此各部門在執行專案時,在內外部的溝通與作業流程上都已經有一定程度的數位化。只不過因為缺乏系統化的協作規範與明確流程,以及組織文化與共識還未完全成熟,因此貿然實施遠端工作,可能會造成資訊產生落差而不利於專案執行。

因此我建議公司導入協作工具,並且制定相關的流程與規範,好讓團隊可以有共同的語言與共識,以利專案協作更為順暢。經過了一年的努力,團隊幾乎都已經熟悉工具的應用,並且建立了協作共識,因此最近因應疫情,公司開始分流上班,部分成員在家遠端工作,辦公室就留給喜愛進入公司的成員(疑?)…

當員工不再需要進辦公室才能工作,如何才能讓專案任務的權責指派明確化、處理進度與狀況透明化?通常能進行遠端處理的作業,多半是屬於知識型的工作,因此工作的產出著重在資料歷程,我的經驗是,如要讓遠端工作團隊的管理更為順暢,首先要具備以下幾個要素:

  1. 建立專案管理共識:現在的職場工作者都需要內建專案管理思維,以應付瞬息萬變的商業環境,整個執行專案的團隊更是需要有專案管理共識,知道為何而做(Why)、如何執行(How)、產出甚麼(What)、資源配置狀況(Who/When/Where/How much)、成效評估(Effect),如此一來整個團隊才會有一致的目標。
  2. 定義明確的任務範疇:在團隊皆能擁有專案管理共識的前提下,透過工作分解結構WBS將整個專案拆解成細部的任務,明確的指派任務資源,並釐清專案的整體範疇與產出究竟為何,先見樹,再見林。
  3. 導入適當的數位工具:遠端工作仰賴詳實的資料歷程記錄以及高透明度的資訊流通,因此評估適合組織內外部營運流程的數位工具並妥善導入,以保持遠端工作團隊的資料流與資訊流之透明化。我們導入了Trello平台進行專案協作,以及G Suite(後來改名為Google Workspace)進行資料的共享。
  4. 設置遠端工作的環境:為了讓遠端團隊工作時的感受與效率和實體工作不至於有太大落差,相關軟硬體設備的妥善設置非常重要,不管是螢幕、主機、筆電、耳機與麥克風等硬體設備需要運作正常,其他因應工作需要的軟體也必須妥善安裝與設定,這些事項都必須由公司全力支援。
  5. 維持工作初衷與態度:最後,遠端工作的壓力不會比實體工作還要來的低,反而是更為高強度的工作負荷,就是因為看不到人,才更為仰賴個人自制力與團隊共識,因此每個遠端工作的成員,就算在家上班,也都必須建立”我現在還是在工作,我工作的產出是可被衡量的”這樣的態度,以及保持”我不管在哪裡,都可以好好處理工作的”這樣的初衷,如此一來,整個團隊的運作效能才不會因為遠端或實體工作而有所差異。

遠端工作團隊可能會遇到的幾種情境

在遠端團隊協作執行專案的情況下,我們常會遇到幾種情境:

專案任務如何定義

所謂的定義,就是釐清要完成專案目標時,為了交付標的物而須進行的任務之5W1H,包含為何要執行(Why)、誰執行(Who)、要產出甚麼標的物(What),何時要完成(When),在哪裡交付(Where)、如何執行(How),因為處在遠端環境中,團隊成員缺少了就近溝通的情況,而專案任務如果無法透過妥善的定義,就會導致不知道有多少工作要執行、不知道由誰執行、不知道如何執行、不知道要產出甚麼、不知道要在何處交付等情況,最終導致不知為何而做的處境,團隊無所適從,就無法達成專案目標。

任務資訊如何匯流

通常團隊遠端協同作業時,最常遇到的情況就是資訊不透明,包含組織內部作業流程是否明確、任務的執行政策是否有適當揭露、任務執行過程中的情報與資訊是否有妥善記錄、執行任務所需要的資源是否容易取得等,如果上述的要素無法透過有效彙整以利整個團隊知悉,就無法建立共識,達到資訊與知識共享的境界,就容易造成溝通上的斷層而阻礙專案進行。

交付品項如何追蹤

通常能夠進行遠端作業的任務,其交付品項的形式通常是數位化的,以文件或檔案資料等型態儲存與發送,例如文書簡報、影音檔案、數位產品等,如果沒有妥善規劃如何追蹤這些交付品項的機制,例如產出該交付品項的任務歷程或脈絡之管制與追蹤,則當最終專案完成時,這些交付標的物是否與專案目標一致,就可能需要花更多的時間去釐清、修正與調整。

了解上述的情境後,接下來說明我們團隊如何應用Trello來進行遠端團隊的協同作業管理。

遠端工作團隊管理的利器-Trello是甚麼工具?

關於Trello平台的基本介紹,可參考我的另一篇文章,了解Trello平台基本的操作概念,以下就直接以實際應用的情境做說明。

首先,必須取得Trello平台的付費版本,Trello是基於雲端的SaaS (軟體即服務),這類的SaaS通常提供訂閱制方案,以使用人數計費,我們公司是採用企業級方案,每人每年約3600元左右,可以使用到更多進階的功能,例如不受限制的看板數量、可指派人員與期限的進階待辦清單、無上限的擴充功能、更多運行數量的自動化指令等等,當然採用免費版本也能達到一定程度的團隊協作管理,我們公司也是先採用免費方案數個月後,才評估升級到企業級方案,以利達成更高的團隊協作管理效率。

設定Trello的應用情境之一:客戶-專案-任務的三層管控層級

我們先建立公司團隊的工作空間,並在工作空間中建立三個看板,分別為客戶歸檔看板、專案歸檔看板、任務管理看板,分別呈現三個層級的資料,各個看板的功能如下:

“任務管理”看板

本看板是團隊每日要密切關注的看板,因為它集中近期內正在執行的專案資訊與任務,專門用來進行任務管控之目的。看板中有案件列表與處理流程列表,可明確區分專案的資訊以及對應的任務處理流程,例如A專案卡片放置於案件列表中,該專案對應的任務就以A1、A2…等工作卡片放置於處理流程列表中,再依據處理情況移動工作卡片至對應的流程列表。

團隊每日要密切關注的任務管理看板,具備案件列表與處理流程列表

“專案歸檔”看板

本看板主要是將上述任務管理看板中準備封存的工作卡片,彙整至對應的專案列表,例如A專案卡片在此看板中就是一個A專案列表,該列表中就會存放該專案相關的工作卡片,目的是將已經確認完成的工作從任務管理看板中區分出來,歸檔到對應的專案列表,則當專案最終完成時,該專案的列表就會呈現所有任務的工作卡片全貌。

將任務管理看板中準備封存的工作卡片放置於專案歸檔看板

“客戶歸檔”看板

本看版是將任務管理看板中的專案卡片,彙整至對應的客戶列表,例如A專案卡片是為某個客戶執行的專案,則在此看板中就建立該名客戶列表,未來如有其他為該客戶執行的專案,當專案完成時就可以將該專案卡片存放於該客戶列表中,目的是呈現同一位客戶的各種專案歷程資料。

將任務管理看板中的專案卡片,彙整至客戶歸檔看板

設定Trello的應用情境之二:任務處理流程的管控

接下來,針對任務管理看板,進行案件列表與處理流程列表的建立。

“案件”列表

用來存放專案卡片,主要是用來進行專案資訊彙整、專案資源共享等,例如”A客戶-官網建置”這張專案卡片,就是用來紀錄該專案的相關資料,以及定義該專案的任務/工作,專案卡片會與相關的工作卡片有聯結的關係,會透過後續提到的Trello Butler自動化功能來進行。

“預計處理”列表

用來存放專案的相關工作卡片,主要呈現該專案預計要執行的任務有哪些。例如”A客戶-官網建置”這張專案卡片中,相關的任務有網站設計、程式開發等,就會有網站設計與程式開發的工作卡片處於預計處理的狀態。

“處理中”列表

用來存放正在處理中的工作卡片,呈現專案中有那些任務已經進入處理程序。例如上述的網站設計工作卡片,由負責成員移動到此列表,代表該成員已經開始處理此任務。

另外,已經處理完成,但需要進行變更的工作卡片,通常變更的來源有內部和外部,會針對已經完成的交付標的物進行變更,當接收到變更的需求時,就需要將已經完成的工作卡片再度移動到此列表中,並且會將該工作卡片加上”變更處理”的標籤,以呈現需要變更的任務有哪些。例如已經處理完成的網站設計卡片,因為外部客戶的驗收而產生調整的需求,就由負責成員將該工作卡片移動到此列表,代表該任務需進行變更處理。

“處理完成”列表

用來存放已經處理完成的工作卡片,呈現目前專案中已經完成的任務有哪些。例如網站設計工作卡片已經由負責成員處理完成,就移動到此列表,代表該任務已經階段性完成,等待下一步指示。

“準備封存”列表

當工作卡片皆處理完成,交付品項確認沒有問題,不需要再度進行處理時,即可將工作卡片移動到此列表,準備彙整到專案歸檔看板內的該專案列表。例如上述的網站設計工作卡片歷經一次的變更後,外部客戶驗收沒有問題,就可以將該工作卡片移動到此列表,代表該任務確實完成,不需要再進行處理,也就是從現有的任務處理流程中區分出來。

“垃圾桶”列表

後續會提到Trello的Butler功能,也就是自動化,會透過設定指令來進行自動化流程,簡化操作程序,在我們團隊的應用情境下,我們建立了一個垃圾桶列表,用來存放沒有功用或意義的工作卡片,以因應上述所提到的專案卡片與工作卡片之間的連結關係,將其連動狀態取消。

設定Trello的應用情境之三:任務處理的自動化

最後,透過Trello的Butler自動化功能,幫助我們自動化作業流程或例行性的程序,在使用自動化功能之前,可以先參考官方文件,以下先說明Butler五種自動化指令類型。

Butler自動化指令類型-規則(Rules)

依據某種Trello中的操作而觸發的執行動作,也就是當甚麼情況發生,就執行甚麼動作,例如當卡片移動到某列表,就發送email給某成員。

Butler自動化指令類型-卡片按鈕(Card Button)

在卡片中建立一個執行按鈕,以自動化某些卡片層級的作業流程,例如點選卡片按鈕後,就將該卡片指派給某成員,且設定到期日,同時設定待辦清單,一次將該卡片需要設定的動作都處理完成,而不需要一一去設定。

Butler自動化指令類型-看板按鈕(Board Button)

在看板中建立一個執行按鈕,以自動化某些看板層級的作業流程,例如點選看板按鈕後,就將看板中某列表的卡片重新排序,或是封存某列表中的所有卡片。

Butler自動化指令類型-日曆(Calendar)

在特定的日期或排程執行某些動作,例如固定每周一,將某列表中的卡片依據到期日排序。

Butler自動化指令類型-到期日(Due Date)

當卡片的到期日符合某個特定日期或區間時,觸發某種執行動作,例如當卡片到期時,將紅色標籤”Alert”新增到卡片中。

了解Trello在遠端團隊協作的應用情境以及Trello自動化功能的類型後,接下來說明如何應用Trello的自動化指令來讓團隊協作效能更加事半功倍!

Trello Butler自動化指令應用

在我們團隊的應用情境中,我們在專案卡片內建立待辦清單,清單的項目定義為需產出交付品項的任務,而任務就是一張可以管控的工作卡片,因此我們在Butler中設定一個Rule,目的是要讓專案卡片中的待辦清單項目可以自動轉換成工作卡片後,存放在預計處理列表中,並指派負責人員,設定預計完成日期,詳細說明如下。

建立Rule:將專案卡片中的待辦清單項目轉為相關工作卡片

在任務管理看板的功能列中點選自動化,進入自動化設定功能。

再點選rules,進入rules設定功能,點選create rules。

先點選add trigger,trigger是觸發動作的情況,trigger有多種類型,每種類型中也有多種動作。我們的目的是要將專案卡片中的待辦清單項目轉為工作卡片,觸發的情況就是當有人在案件列表中的專案卡片建立待辦清單項目時,就觸發後續的動作。因此設定trigger類型為checklists中的「when an item is added to a checklist in a card in list 案件」。

接下來繼續建立actions,就是自動化的動作,我們要建立的actions會包含以下的目的:

將建立清單項目的成員新增到該項目。設定action類型為checklists中的「assign the item to member @{username}」。

將該清單項目轉為連結的工作卡片並存放在”預計處理”列表。設定action類型為cascade中的「convert the item to a linked card in list 預計處理」。

將已經轉換的工作卡片移動到”預計處理”列表的最上方。設定action類型為move中的「move the card to the top of list 預計處理」。

將專案卡片與該工作卡片互相連結。設定action類型為cascade中的「link the cards together」。

將建立該項目的成員新增到轉換後的工作卡片。設定action類型為members中的「add member @{username} to the card」。

設定該工作卡片的到期日為一個月後。設定action類型為dates中的「set due in 1 months」。

在專案卡片中查找Trello附件,找到第一個所連結的工作卡片。設定action類型為cascade中的「look up the first card linked in the attachments」。

將所查找到的該工作卡片重新命名,命名的規則是工作卡片名稱開頭為所連結專案卡片的名稱,然後冒號,再來是所屬的待辦清單名稱,最後是清單項目名稱。設定action類型為content中的「rename the card to {triggercardname}:[{checklistname}]{checklistitemname}」。

在工作卡片的回覆欄位中自動發文。設定action類型為content中的「post comment {cardlink} 於 {isodate} 由 {fullname} 標示為 預計處理。」。

以上的rule建立完成後的指令如下:

when an item is added to a checklist in a card in list "案件", assign the item to member @{username}, convert the item to a linked card in list "預計處理", move the card to the top of list "預計處理", link the cards together, add member @{username} to the card, set due in 1 months, lookup the first card linked in the attachments, rename the card to "{triggercardname}:[{checklistname}] {checklistitemname}", and post comment "{cardlink} 於 **{isodate}** 由 **{fullname}** 標示為 **預計處理**。"

指令中有使用到一些Trello變數,例如{username}、{triggercardname}、{checklistname}、{checklistitemname}、{isodate}、{fullname}等,可參考官方說明,而這串指令在團隊協作上的主要目的,是當有專案成立時,會建立一張專案卡片,專案卡片中會有專案相關的資訊說明、需要共享的專案相關檔案,而最重要的是各項待辦清單,我們將其定義為須產出交付品項的任務/工作,因此當有成員開始建立待辦清單時,就能自動將清單項目轉為工作卡片,省去手動建立相關工作卡片的程序。

每張由待辦清單項目所轉換的工作卡片,會需要一連串的卡片層級功能設定,例如指派負責人員、建立期限日期、配置處理流程等,因此後續的動作設定就可以自動完成上述目的。

重點在於將專案卡片與相關的工作卡片建立連結關係,也就是使用到cascade的動作類型,工作卡片可成為專案卡片中的Trello附件,而專案卡片中的待辦清單項目也會與本身所轉換而成的工作卡片連結,有這樣的連結關係,就可以達成更多複雜的目的,例如從專案卡片的Trello附件中查找第一個連結的卡片(越後面轉換的工作卡片一定會是附件中的第一個),將該工作卡片重新命名,就可以達成只要有工作卡片產生就重新命名的目的。

而工作卡片命名的規則,主要是將專案卡片的名稱作為該工作卡片名稱的開頭,用來識別不同專案的相同任務,例如”A公司-官網建置”專案卡片,其中有一個待辦清單為”網站設計”,清單項目為”首頁”,而另外一個專案”B公司-官網建置”也同樣有網站設計的首頁項目,因此可使用cascade和content動作類型,結合Trello的變數功能,將相同任務性質的工作卡片依專案名稱來重新命名。

Trello變數{triggercardname}指的是觸發將清單項目轉為工作卡片這項動作的卡片,也就是”A公司-官網建置”這張專案卡片,{checklistname}指的是該專案卡片的待辦清單名稱”網站設計”,{checklistitemname}指的是該清單項目名稱”首頁”,因此當設計師C在”A公司-官網建置”卡片中的待辦清單”網站設計”內建立了”首頁”這個項目,就會自動將該項目指派給設計師C,並產生由該項目所轉換的工作卡片放置於”預計處理”列表,同時將設計師C新增到該卡片,並重新命名該工作卡片名稱為”A公司-官網建置:[網站設計] 首頁”。之後如有B公司-官網建置的專案也同樣會有首頁的網站設計任務,就可以依此命名規則而做出區別。

另外工作卡片的期限為何要設定為一個月後,這是可以依據團隊的狀況去調整的,也可以設定為一周內,只是透過自動化來統一設定一個基準,因為當工作卡片產生後會存放在”預計處理”列表,成員須對自己所負責的工作卡片進行規劃與管控,可以再自行調整到期日,也因為是統一設定一個月後的到期日,管理層也可以透過”預計處理”列表上的卡片狀態,來了解已經過了一個月了,怎麼還有一些任務還沒開始處理,需要去深入了解狀況。

最後,當卡片被某人移動到處理流程列表中時,就紀錄當下日期與該成員的全名,以及目前的處理狀態,用來了解該工作卡片的處理歷程。

建立Rule:工作卡片處理流程的狀態更新

如上述,最複雜的自動化功能已經建立完成,接下來就剩下工作卡片處理流程的狀態更新。透過以下這張處理流程圖,就可以開始設定相關的Rule。

從”預計處理”到”處理中”的狀態

當工作卡片被某人從”預計處理”列表移動到”處理中”列表,就重新設定到期日,並且記錄處理歷程。設定trigger類型為card move中的「when a card in list 預計處理 is moved into list 處理中」。

再設定action類型為dates中的「set due in 5 working days」,接下來設定action類型為content中的「post comment {triggercardlink} 於 {isodate} 由 {fullname} 標示為 處理中。」。

上述的流程狀態設定就如同將清單項目轉為工作卡片的後面幾項動作,只是到期日改為五日後,這一樣是因團隊而異,先行設定一個統一的日期基準,再由該工作卡片的負責人自行調整與管控。以上的rule建立完成後的指令如下:

when a card in list "預計處理" is moved into list "處理中", set due in 5 working days, and post comment "{triggercardlink} 於 **{isodate}** 由 **{fullname}** 標示為 **處理中**。"

接下來其他處理流程的設定邏輯都差不多,直接提供所設定的指令如下。

從”處理中”到”處理完成”的狀態

當工作卡片被移動到”處理完成”列表,會將到期日設定為當天日期,並且勾選完成,同時該工作卡片所連結的清單項目也同步設定到期日為當天日期並勾選完成。另外因為處理中列表會包含有加上變更處理標籤的工作卡片,因此當此類卡片移動到處理完成時,就會將變更處理標籤移除。

when a card in list "處理中" is moved into list "處理完成", remove the black "變更處理" label from the card, set due now, mark the due date as complete, post comment "{triggercardlink} 於 **{isodate}** 由 **{fullname}** 標示為 **處理完成**。", for each card linked in the attachments, check item "{triggercardlink}", and set the item due now

從”處理完成”到”準備封存”的狀態

沒有變更工作卡片的狀態,只是加上了自動回覆發文以告知本工作卡片即將封存。

when a card in list "處理完成" is moved into list "準備封存", post comment "{triggercardlink} 於 **{isodate}** 由 **{fullname}** 標示為 **準備封存**。"

有時候專案的變更無可避免,或許當其完成任務後,在等候下一步指示時,有可能再度去完善任務內容或交付品項的品質,或是因為內外部需求的頻繁變更而需要再度處理工作項目,因此工作卡片的處理流程可能會從”處理完成”列表或是”準備封存”列表再度回到”處理中”列表,因此可設定幾種可逆的處理流程。如有其他可逆的處理流程可視情況調整指令的設定。

可逆的流程:從”處理完成”回到”處理中”的狀態

此流程狀態比較特殊的設定是當工作卡片從完成狀態成為變更狀態,則原本勾選完成的到期日就會取消,並且重新設定到期日為五日後,同時也取消所連結的清單項目之完成狀態,並加上變更處理標籤,但因為Trello Butler沒有移除項目到期日的這項功能,因此項目的到期日就會維持完成狀態當時的日期,但標註為紅色。

when a card in list "處理完成" is moved into list "處理中", add the black "變更處理" label to the card, mark the due date as incomplete, set due in 5 working days, post comment "{triggercardlink} 於 **{isodate}** 由 **{fullname}** 標示為 **變更處理中**。", for each card linked in the attachments, uncheck item "{triggercardlink}"

可逆的流程:從”準備封存”回到”處理中”的狀態

與上述流程幾乎相同的設定。

when a card in list "準備封存" is moved into list "處理中", add the black "變更處理" label to the card, mark the due date as incomplete, set due in 5 working days, post comment "{triggercardlink} 於 **{isodate}** 由 **{fullname}** 標示為 **變更處理中**。", for each card linked in the attachments, uncheck item "{triggercardlink}"

不可逆的流程:”處理中/處理完成/準備封存”不可回到”預計處理”的狀態

可以依據團隊狀況來設定不可逆的處理流程,例如已經在處理中的任務,就不可以再回到預計處理狀態。採用變數{triggercardpreviouslistname},意思是當有工作卡片從”處理中”列表移動到”預計處理”列表,就將該卡片移動到觸發移動的列表上,也就是”處理中”列表,當然也可以不使用變數,直接設定「move the card to the top of list 處理中」亦可。

我們團隊所設定的不可逆狀態有”處理中”不可回到”預計處理”、”處理完成”不可回到”預計處理”、”準備封存”不可回到”預計處理”,可視情況調整指令的設定。

when a card in list "處理中" is moved into list "預計處理", move the card to the top of list "{triggercardpreviouslistname}"
when a card in list "處理完成" is moved into list "預計處理", move the card to the top of list "{triggercardpreviouslistname}"
when a card in list "準備封存" is moved into list "預計處理", move the card to the top of list "{triggercardpreviouslistname}"

建立Calendar:工作卡片處理狀態的報告

我們團隊每周一會接到來自Trello的報告,呈現任務看板中的工作卡片處理狀態,這功能是透過設定calendar指令來達成。

calendar指令中的trigger是一個時間的排程,例如每天、每周、每月、每月的第一個周一等,我們設定trigger為每周一,也就是每周一早上就發送報告到指定的信箱。

接下來說明如何建立報告內容,我們針對任務看板中的幾個列表,包含”專案”列表、”預計處理”列表、”處理中”列表、”處理完成”列表,來設定對應的工作卡片處理狀態之報告。先設定動作類型為other中的「create report with all cards」。

“案件”列表的報告

首先來建立”案件”列表的報告,動作”create report with all cards”需要定義一些參數,先針對”案件”列表建立一個Project變數,用此變數存放該列表中所有卡片的資料,再設定pattern,pattern是指資料要如何呈現,我們想讓每一個案件卡片以條列式列出,並且在每個案件中列出相關成員與標籤,以及預計結案日期,這裡的設定採用了Trello的變數以及markdown語法,可以參閱官方文件,這串pattern的意義說明如下:

-,此dash符號是markdown語法,代表unordered list,也就是無序項目符號。

{cardname},{cardname}與{cardlink}是Trello的變數,而符號是markdown語法,代表有連結的文字,用法是把文字用中括號包圍,再把連結用小括號包圍, 所以{cardname}是帶有卡片連結的卡片名稱。

({cardmemberfullnames}), {cardmemberfullnames}是Trello的變數,代表卡片成員名稱,用單純()符號包圍後,再用**號markdown語法包圍以呈現粗體。

({cardlabelnames}),是Trello的變數,代表卡片的標籤名稱,用單純()符號包圍後,再用**號markdown語法包圍以呈現粗體。

({cardduedate}),是Trello的變數,代表卡片的到期日,用單純()符號包圍後,再用**號markdown語法包圍以呈現粗體。

以上參數再用單純的 | 符號分隔。

上述的報告建立完成後的指令如下:

create a report in variable
Project
with all cards in list
案件
using pattern
- [{cardname}]({cardlink}) | **({cardmemberfullnames})** | **({cardlabelnames})** | **({cardduedate})**
create a report in variable
To_Do
with all cards in list
預計處理
using pattern
- [{cardname}]({cardlink}) 由 **{cardmemberfullnames}** 預計處理於 **{cardduedate}**

而其他列表的卡片狀態報告設定邏輯都差不多,直接提供所設定的指令如下。

“預計處理”列表的報告

create a report in variable
To_Do
with all cards in list
預計處理
using pattern
- [{cardname}]({cardlink}) 由 **{cardmemberfullnames}** 預計處理於 **{cardduedate}**

“處理中”列表的報告

create a report in variable
Doing
with all cards in list
處理中
using pattern
- [{cardname}]({cardlink}) **({cardlabelnames})** 由 **{cardmemberfullnames}** 預計完成於 **{cardduedate}**

“處理完成”列表的報告

create a report in variable
Done
with all cards in list
處理完成
using pattern
- [{cardname}]({cardlink}) 由 **{cardmemberfullnames}** 完成於 **{cardduedate}**

當報告設定完成後,需要寄送到相關權責人員的信箱,因此設定動作類型為other中的「send an email notification to」。信件主旨的文字可以自訂,我們加上了{isodate}的Trello變數,這樣主旨就會呈現日期,顯示幾年幾月幾日的報告。而信件內容也是採用變數的方式設定,說明如下:

首先呈現標題為”案件:”,\n\n代表斷行兩次,再來{$Project}就是上述所設定的存放”案件”列表中所有卡片的資料之變數,然後再斷行兩次,接續其他列表的報告。

最後收到信件後,呈現的資料如下:

案件:

● A公司-購物官網 | (成員A, 成員B) | (執行中, 網站製作) | (September 30, 2021)
● B品牌-VI識別系統 | (成員C, 成員D) | (執行中,平面設計) | (September 16, 2021)
● C餐廳-品牌數位行銷 | (成員E, 成員F) | (執行中,網路行銷) | (November 30, 2021)

預計處理:

● C餐廳-品牌數位行銷:[素材設計] 社群貼文素材 由 成員E 預計處理於 August 13, 2021
● C餐廳-品牌數位行銷:[文案企劃] 行銷活動文案 由 成員F 預計處理於 August 13, 2021
● A公司-購物官網:[上線設置] 網址設定 由 成員A 預計處理於 August 13, 2021
● A公司-購物官網:[上線設置] 主機設定 由 成員B 預計處理於 August 13, 2021
● A公司-購物官網:[上線設置] API設定 由 成員C 預計處理於 August 13, 2021

處理中:

● A公司-購物官網:[網站設計] 首頁 由 成員C 預計完成於 July 22, 2021

處理完成:

● C餐廳-品牌數位行銷:[專案資料] 客戶需求表 由 成員F 完成於 July 13, 2021

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以上我們透過Trello工具結合自動化功能,能夠讓遠端團隊的協作更為透明,縱使團隊成員分散各地,也能夠在同一個平台內將專案的任務、資源等明確定義,也能彙整資訊流,確保專案狀態能持續更新,讓團隊可以順暢接收而不造成資訊斷層。而Trello Butler自動化功能也能結合其他數位工具例如Slack等,讓團隊協作能夠發揮更大的效益。

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